کنترل زمانبندی تولید مدارک مهندسی در پروژه‌ها چیست؟

در پروژه‌های مهندسی یکی از وظایف مهم، کنترل زمانبندی تولید مدارک مهندسی است. در برخی از شرکتها این کنترل توسط واحد Document Control Center یا DCC صورت گرفته و در برخی از شرکتها به عهده واحد کنترل پروژه است. اما این کنترلها چیست؟

برای هر مدرک مهندسی، معمولاً یک تاریخ تخمینی تولید در ابتدای پروژه تعریف می‌شود. این تاریخ ممکن است در طول پروژه، با توجه به وابستگی‌های بین اجزای مختلف، مورد بازبینی و به‌روزرسانی قرار گیرد. پس از نهایی شدن وضعیت مدرک، تاریخ ترانسمیتال ارسالی به‌عنوان زمان نهایی تولید آن ثبت می‌شود. اختلاف بین تاریخ پیش‌بینی‌شده و تاریخ واقعی صدور مدرک، نشان‌دهنده میزان تأخیر در تولید آن است. به همین ترتیب، مجموع این تأخیرها معیار مناسبی برای سنجش عملکرد تولید مدارک در سطح کل پروژه خواهد بود.

یکی از نکات کلیدی در چرخه تولید مدارک مهندسی، کنترل زمان‌بندی در هر وضعیت (Status) از عمر مدرک است. از آنجا که هر مدرک دارای چرخه تولید خاص خود بر اساس دیسیپلین و دسته‌بندی مربوطه است، این پرسش مطرح می‌شود که: چگونه می‌توان روند پیشرفت و میزان تأخیر هر مدرک را به‌طور مؤثر پایش کرد؟

برای پاسخ به این سوال، بیایید نگاهی دقیق‌تر به چرخه وضعیت‌های مدرک بیندازیم.
برای آن‌که یک مدرک به وضعیت نهایی (Final Issue) برسد، لازم است مراحل و وضعیت‌های متعددی را طی کند. در این فرآیند، لازم است برای تغییر وضعیت هر مدرک، زمان مشخصی تعریف شود.

این زمان‌بندی می‌تواند به یکی از دو شکل زیر صورت گیرد:

• بر اساس تاریخ‌های مشخص (برنامه‌ریزی تقویمی)
• بر اساس نفر ساعت مورد انتظار برای هر مرحله (برنامه‌ریزی مبتنی بر منابع)

با اعمال این زمان‌بندی و ثبت تاریخ‌های واقعی تغییر وضعیت، می‌توان میزان تأخیر یا پیشرفت هر مدرک را به‌دقت اندازه‌گیری کرد و در نتیجه، کنترل بهتری بر عملکرد کل فرآیند مستندسازی در پروژه داشت.

نسخه اجرایی کنترل زمانبندی تولید مدارک مهندسی:

راهکار ما استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) کتیبه است که با قابلیت‌های نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS)، تقویت و غنی شده است. در این راهکار، وظایف بخش DCC و کنترل نسخه‌گذاری مدارک از طریق EDMS انجام می‌شود. وضعیت هر مدرک و تاریخ تولید ترانسمیتال نیز در این سیستم ثبت و ضبط می‌گردد.

یکی از قابلیت‌های کلیدی این راهکار، فرآیندی به نام ‘ثبت تخمین وضعیت مدرک’ است که در آن، برای هر مدرک به‌صورت مستقل تمام وضعیت‌های موردنیاز به همراه زمان‌های تخمینی تولید آن ثبت می‌شود. دسترسی به این فرآیند توسط راهبر سیستم برای واحدهای DCC یا کنترل پروژه فراهم می‌شود.

در گام پایانی، گزارش‌های مربوط به تاخیر مدارک تهیه می‌شود. ابزار گزارش ساز  موجود در BPMS کتیبه، امکان برقراری ارتباط میان فرآیند ‘ثبت تخمین وضعیت مدرک’ و ‘وضعیت مدرک’ را فراهم می‌کند. از طریق این ابزار، اختلاف میان زمان ترانسمیتال و زمان تخمینی تولید مدرک محاسبه شده و میزان تاخیر به‌طور دقیق ارائه می‌گردد.

ارتباط زمانبندی خرید با بخش مهندسی:

برخی از مدارک مهندسی در پروژه‌های EPC به بخش تأمین کالا (Procurement) یا همان بخش P مربوط می‌شود. با استفاده از نرم‌افزار BPMS کتیبه، فرایند خرید به‌گونه‌ای پیاده‌سازی می‌شود که امکان اتصال هر آیتم خرید به مدارک مهندسی مرتبط وجود داشته باشد. زمان‌بندی خرید نیز مشابه روش‌های قبلی قابل تعریف است، که به کمک آن می‌توان میزان تاخیر در انجام خریدهای پروژه را به‌طور دقیق بررسی کرد.

علاوه بر این، در صورتی که فرآیند خرید تحت تأثیر آئین‌نامه‌های معاملات سازمان قرار داشته باشد، این آئین‌نامه‌ها نیز می‌توانند در قالب فرآیندهای تعریف‌شده در BPMS کتیبه پیاده‌سازی و اجرا شوند. این قابلیت، امکان مدیریت یکپارچه و رعایت دقیق قوانین و الزامات سازمانی را فراهم می‌کند.