آیا نرم اتوماسیون اداری واقعاً توانایی خودکارسازی کارها را دارند؟

یکی از اهدافی که از خرید و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری به ذهن میآید خودکارسازی کارها است. هر کاری که در سازمان صورت می‌گیرد قرار است از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری خودکار و مکانیزه شود. اما آیا با تنها خرید و استقرار و آموزش اتوماسیون اداری این خودکارسازی صورت می‌گیرد؟ برای پاسخ به این سوال، بهتر است به برخی چالش‌های اساسی بپردازیم.

چالش اول – خودکار سازی کارها

هدف اصلی اتوماسیون اداری، ساماندهی مکاتبات و فرآیندهای اداری است. اگر فعالیت‌های سازمان شما عمدتاً بر پایه نامه‌نگاری انجام می‌شود، یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌تواند نقش کلیدی در ساده‌سازی و تسریع دسترسی به سوابق مکاتبات ایفا کند. این نرم‌افزارها از گم‌شدن اطلاعات جلوگیری کرده و امکان رصد کامل گردش مکاتبات را فراهم می‌کنند.

علاوه بر ساماندهی، قابلیت خودکارسازی نیز بر اساس جزئیات نامه‌ها تعریف می‌شود. برای مثال، اگر دسته‌بندی نامه به پروژه‌ای خاص مربوط باشد، سیستم می‌تواند آن را به‌صورت خودکار به مدیر پروژه ارسال کند. این خودکارسازی‌ها بر مبنای فیلدهای مختلف نامه مانند نوع نامه (صادره، وارده یا داخلی)، فرستنده، گیرنده، موضوع، و سایر اطلاعات انجام می‌شود. به عبارتی، فرآیند خودکارسازی از طریق پردازش و تحلیل داده‌های نامه‌ها صورت می‌گیرد. اما اگر فعالیت‌های سازمان شما فراتر از مکاتبات اداری باشد و شامل فرآیندهای عملیاتی دیگری مانند درخواست خرید شود، اتوماسیون اداری نمی‌تواند کمک چندانی به شما کند. به عنوان مثال، فرآیند درخواست خرید قابل اجرا در قالب یک نامه اداری نیست، زیرا ساختار فیلدهای فرم درخواست خرید اساساً با نامه‌های معمول متفاوت است. در این شرایط، سیستم اتوماسیون اداری نمی‌تواند پردازش لازم را انجام دهد و در نتیجه، امکان خودکارسازی نیز فراهم نخواهد بود.

چالش دوم – شبیه سازی فرمها به نامه

اگر فرم‌هایی مانند درخواست خرید را در قالب یک نامه گردش دهید، شاید بتوانید ادعا کنید عملیات خودکارسازی صورت گرفته، اما این تنها ظاهر ماجرا است. وقتی یک فرم ساختاریافته را به متن ساده تبدیل می‌کنید، ارزش داده‌های آن به شدت کاهش می‌یابد. در این حالت، امکان پردازش داده‌ها از بین می‌رود و نمی‌توانید گزارش‌های تحلیلی یا آماری را استخراج کنید.

تنها مزیت این رویکرد، ردیابی تراکنش‌ها و مشاهده گردش کارها است؛ چرا که در سیستم چیزی گم نمی‌شود. اما پردازش‌ها همچنان در حد ارجاع‌های دستی و مدیریت سطحی موضوع و متن نامه باقی می‌ماند. در واقع، انجام کارها همچنان به دخالت نیروی انسانی وابسته است. اگر نیازی به پردازش پیشرفته، استخراج گزارش، یا خودکارسازی واقعی ندارید، نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌تواند پاسخگوی نیازتان باشد. به طور کلی این روش شامل این ایرادها است:

• کاهش ارزش داده‌ها: وقتی داده‌ها به صورت متن ساده ذخیره شوند، ساختار اطلاعات از بین می‌رود. این به معنای از دست رفتن قابلیت پردازش و تحلیل داده‌ها است، چرا که متن برای ماشین قابل فهم و تحلیل دقیق نیست.
• عدم امکان گزارش‌گیری پیشرفته: چون داده‌ها به‌صورت متنی ذخیره می‌شوند، امکان تولید گزارش‌های دقیق یا استفاده از داشبوردهای تحلیلی برای تصمیم‌گیری وجود ندارد. مثلاً نمی‌توانید به‌راحتی از تعداد درخواست‌های خاص یا میانگین زمان پردازش آن‌ها گزارشی تهیه کنید.
• وابستگی به نیروی انسانی: پردازش‌ها و تصمیم‌گیری‌ها باید توسط افراد انجام شوند، زیرا سیستم نمی‌تواند به‌صورت خودکار داده‌ها را تحلیل یا فرآیندهای پیچیده را اجرا کند.
• خطاهای احتمالی: وابستگی به انسان برای مدیریت و پردازش متن می‌تواند منجر به اشتباهات شود، مانند انتخاب اشتباه گیرنده، فراموشی ارجاع، یا دست‌کاری ناخواسته متن.
• نبود قابلیت یکپارچگی: الگوهای متنی معمولاً با سیستم‌های دیگر مانند ERP یا CRM قابل یکپارچه‌سازی نیستند، چون فاقد استانداردهای داده‌ای هستند.
• محدودیت در خودکارسازی: خودکارسازی در این روش محدود به موضوعات و متن ساده است و نمی‌توان فرآیندهای چندمرحله‌ای یا تصمیم‌گیری‌های شرطی را پیاده‌سازی کرد.

چالش سوم – شبیه سازی فرمهای کاغذی به فرمهای الکترونیکی

اگر محیطی وجود داشته باشد که فرم‌های کاغذی به فرم‌های الکترونیکی تبدیل شوند، ارزش داده‌های موجود در فرم‌ها حفظ و حتی افزایش می‌یابد. این تبدیل به‌گونه‌ای انجام می‌شود که هر فیلد در فرم کاغذی معادلی نرم‌افزاری و الکترونیکی خواهد داشت. این فرآیند با استفاده از ابزارهایی مانند فرم‌ساز امکان‌پذیر است.

گردش کار و خودکارسازی این فرم‌ها نیز از طریق نرم‌افزارهای مدیریت گردش کار (Workflow) انجام می‌شود. علاوه بر این، ابزارهای گزارش سازی و داشبوردسازی، با استفاده از داده‌های فرم‌ها، قابلیت تولید گزارش‌ها و داشبوردهای تحلیلی را فراهم می‌کنند. مجموعه این ابزارها بستری را تشکیل می‌دهند که به‌عنوان نرم‌افزار BPMS در بازار شناخته می‌شود.

در بسیاری از موارد، نرم افزار BPMS در کنار نرم‌افزار اتوماسیون اداری ارائه می‌شود، اما این دو ابزار بسترهایی کاملاً متفاوت دارند. با این حال، برای بهره‌برداری کامل و بهینه، ضروری است این دو نرم‌افزار در یک بستر یکپارچه ارائه شوند. برای اطلاعات بیشتر، پیشنهاد می‌کنیم مقاله «دلایل یکپارچگی اتوماسیون اداری و BPMS» را مطالعه کنید.