کدام ابزارهای تحول دیجیتال برای سازمان شما مناسب تر است؟
در دنیای تحول دیجیتال، ابزارهای تحول دیجیتال متعددی برای بهبود فرآیندها و افزایش بهرهوری سازمانها وجود دارند. از جمله این ابزارها میتوان به نرم افزار BPMS (سیستمهای مدیریت فرآیند کسبوکار)، ERP (برنامهریزی منابع سازمانی)، CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) و نرم افزار اتوماسیون اداری اشاره کرد. این ابزارها با کارکردهای خاص خود، در مسیر تحول دیجیتال سازمانها نقش مهمی ایفا میکنند. اما تفاوتهای کلیدی آنها چیست و کدامیک برای سازمان شما مناسبتر است؟
۱. تعریف و کاربرد BPMS
BPMS به عنوان یک سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار، به سازمانها این امکان را میدهد که فرآیندهای خود را طراحی، پیادهسازی، نظارت و بهینهسازی کنند. این سیستم بیشتر برای مدیریت و بهینهسازی فرآیندهای داخلی سازمان طراحی شده و هدف آن خودکارسازی فرآیندهای کاری است. BPMS مزایای زیادی دارد که مهمترین آن انعطاف در توسعه فرایندها، پیاده سازی و توسعه کم هزینه آن است. نقش ملک فرایند در پیاده سازی فرایند خود از دیگر مزایای BPMS است.
۲. BPMS در مقایسه با ERP
ERP یا برنامهریزی منابع سازمانی یک سیستم جامع است که به سازمانها کمک میکند تا تمامی منابع، اطلاعات و فرآیندهای اصلی خود را بهصورت یکپارچه مدیریت کنند. این سیستم معمولاً شامل مالی، منابع انسانی، تولید، فروش و خرید است و هدف آن یکپارچهسازی دادهها و ارتباط مؤثر بین بخشهای مختلف سازمان میباشد. با استفاده از ERP، سازمانها میتوانند دادهها و اطلاعات مربوط به منابع خود را در یک پلتفرم متمرکز ذخیره کنند و به این ترتیب تصمیمگیری سریعتر و دقیقتری داشته باشند. BPMS (سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار) به طور خاص بر مدیریت و بهینهسازی فرآیندهای سازمانی تمرکز دارد. BPMS به سازمانها این امکان را میدهد که فرآیندهای کاری خود را طراحی، اجرا و نظارت کنند و به این ترتیب عملکرد و کارایی فرآیندها را بهبود بخشند. این سیستمها قابلیت خودکارسازی فرآیندها را دارند که میتواند به کاهش خطا و بهبود سرعت انجام کارها کمک کند. شاید در سالهای دور به دلیل نبود رقابت و تنوع کسب و کارها شبیه به هم بود و نیازی به سیستمهای تخصصی حس نمیشد ولی در دوره تحول دیجیتال، فرایندها به صورت تخصصی اجرا میشوند.
تفاوتهای اصلی BPMS و ERP:
«ERP میگوید: «ما بهترین هستیم و شما باید خودتان را با ما وفق دهید!» در مقابل، BPMS میگوید: «بهترین ابزار برای هر کسبوکار متفاوت است. شما خودتان بهترین هستید!» تفاوتهای دیگر به شرح زیر است:
- تمرکز اصلی:
- ERP بیشتر بر مدیریت منابع سازمان (مالی، انسانی، تولید و …) و یکپارچگی دادهها متمرکز است.
- BPMS به بهینهسازی و خودکارسازی فرآیندهای کاری توجه دارد و میتواند فرآیندهای مختلف درون سازمان را به شکلی مؤثرتر پیادهسازی و مدیریت کند.
- نوع کاربرد:
- ERP به طور عمده در مدیریت منابع کلیدی سازمان و یکپارچگی اطلاعات در تمامی بخشها استفاده میشود.
- BPMS بیشتر برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسبوکار در سطح عملیاتی است، مانند پیگیری درخواستها، پردازشهای مالی، تولید و سایر فرآیندهای خاص.
- انعطافپذیری:
- BPMS نسبت به ERP، انعطافپذیری بیشتری در مدیریت و سفارشیسازی فرآیندها دارد. به راحتی میتوان فرآیندها را بر اساس نیازهای خاص سازمان طراحی و تنظیم کرد.
- ERP معمولاً قالبهای استاندارد دارد و در برخی موارد، سفارشیسازی آن میتواند زمانبر و پیچیده باشد. ERP سیستم صلبی است.
- هزینه: قطعا هزینه خرید ERP بسیار بالاتر از BPMS است.
۳. مقایسه BPMS با CRM
CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری، تمرکز اصلیاش بر مدیریت تعاملات با مشتریان و ایجاد تجربه مثبت برای آنها است. این ابزار بیشتر در بازاریابی، فروش، و خدمات مشتری استفاده میشود. در واقع BPMS بیشتر در داخل سازمان برای بهبود و خودکارسازی فرآیندها استفاده میشود، در حالی که CRM به تعامل با مشتریان و تقویت روابط با آنها متمرکز است.
- تمرکز اصلی:
- CRM مدیریت تعاملات با مشتریان، افزایش فروش، بهبود خدمات مشتری، و حفظ مشتریان متمرکز است.
- BPMS به خودکارسازی، بهینهسازی، و مدیریت فرآیندهای داخلی سازمان برای افزایش کارایی متمرکز است.
- دادهمحوری و عملکرد
- CRM عمدتاً با دادههای مشتریان، تاریخچه خرید، ارتباطات، و الگوهای رفتاری سروکار دارد.
- BPMS روی اجرای صحیح فرآیندها، هماهنگی بین واحدها، و حذف موانع در عملیات سازمانی متمرکز است.
- نقش در استراتژی سازمان
- CRM ابزار استراتژیک برای افزایش درآمد، بهبود نرخ تبدیل و ایجاد روابط طولانیمدت با مشتریان.
- BPMS ابزار استراتژیک برای افزایش بهرهوری، کاهش هزینهها و بهینهسازی عملیات داخلی.
۴. مقایسه BPMS با اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری به مجموعهای از ابزارها و تکنیکها اطلاق میشود که هدف آن ساماندهی مکاتبات سازمان است. این سیستمها بهطور معمول به کارهایی مانند مدیریت اسناد، ثبت نامهها، ارسال ایمیلها و پیگیری کارهای اداری پرداخته و باعث افزایش بهرهوری در بخشهای مختلف اداری سازمان میشوند. برای درک بهتر تفاوت نرم افزار BPMS و اتوماسیون اداری این مقاله را ببینید.
تفاوت اصلی: در حالی که اتوماسیون اداری به خودکارسازی وظایف اداری ساده میپردازد،BPMS تمرکز اصلیاش بر مدیریت فرآیندهای پیچیده سازمانی و بهینهسازی کل فرآیندهای کسبوکار است. به عبارت دیگر، BPMS میتواند فرآیندهای پیچیدهتر از جمله عملیات مالی، لجستیک، منابع انسانی و سایر بخشهای سازمان را پوشش دهد، در حالی که اتوماسیون اداری بیشتر برای بهبود ارتباطات سازمانی استفاده میشود. برای درک بهتر مقاله نرم افزار BPMS و اتوماسیون اداری یکپارجه با هم را مشاهده فرمایید.
۵. ادغام سیستمها با BPMS
اگر شما یک نرم افزار BPMS قوی و مناسب داشته باشید، میتوانید بسیاری از سیستمهای دیگر مانند ERP، CRM، و اتوماسیون اداری را پیادهسازی و یکپارچهسازی کنید. BPMS بهعنوان یک پلتفرم جامع قادر است که فرآیندهای پیچیده و ارتباطات بین بخشهای مختلف سازمان را مدیریت کرده و این سیستمها را بهطور مؤثر در کنار هم بهکار گیرد. به بیان دیگر این سیستمها قابل توسعه با یک BPMS قوی هستند. البته همه به نظر شما برمیگردد. نگاه به مقاله تولید نرم افزار اتوماسیون اداری با BPMS بکنید تا با این چالشها بیشتر آشنا شوید.
زمان پیادهسازی: توجه داشته باشید که زمان پیادهسازی BPMS بستگی به پیچیدگی سازمان شما و فرآیندهای موجود دارد. این زمان ممکن است از چند ماه تا یک سال یا بیشتر متغیر باشد، اما نتیجه نهایی یکپارچگی و بهینهسازی فرآیندها در تمامی بخشها خواهد بود.
۶. چرا BPMS انتخاب بهتری است؟
با توجه به اینکه BPMS برای مدیریت و بهینهسازی فرآیندهای کسب و کار طراحی شده است، بهطور ویژه برای سازمانهایی که به دنبال تحول دیجیتال در سطح فرآیندها هستند، میتواند انتخاب بهتری باشد. BPMS این امکان را فراهم میآورد که فرآیندهای پیچیده سازمانی بهطور مؤثرتر و کارآمدتر مدیریت شوند، در حالی که سایر ابزارها ممکن است در برخی از موارد محدودتر عمل کنند.
نتیجهگیری:
در نهایت، انتخاب ابزارهای تحول دیجیتال مناسب بستگی به نیازها و اهداف سازمان دارد. در حالی که ERP، CRM و نرم افزار اتوماسیون اداری ابزارهای مهمی برای برخی وظایف خاص هستند، نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) میتواند بهعنوان یک ابزار جامعتر برای مدیریت، بهینهسازی و اتوماسیون فرآیندهای سازمانی عمل کند و در نتیجه به تحول دیجیتال کمک کند. همچنین ممکن است سیستمهای دیگری غیر از موارد اشاره شده برای سازمان شما نیاز باشد که در آن صورت بهترین گزینه BPMS خواهد بود، چرا که یکپارچگی سازمانی شما در مقابل استفاده از سیستمهای جزیرهای بسیار ارزشمند است.
