BPMS و ارتباط با نرم افزار حسابداری
یکی از چالش‌هایی که در راه یکپارچه سازی اطلاعات سازمانی وجود دارد استفاده از نرم افزار BPMS و ارتباط با نرم افزار حسابداری است. معمولا یکی از اولین نرم افزارهایی که خریداری می‌شود نرم افزار در حوزه مالی است و جای تردیدی نیست یکی از مهم‌ترین و حساسترین سیستم‌ها، سیستم حسابداری است. معمولا خرید نرم افزار در حوزه مالی با دقت و وسواس زیادی صورت می‌پذیرد. این درجه اهمیت و حساسیت از آنجا بوجود می‌آید که کل زیر سیستم‌های موجود در سازمان با این سیستم در ارتباط خواهند بود. برخی از این سیستم‌ها همانند انبار، حقوق و دستمزد، اموال و … معمولا در کنار نرم افزار حسابداری ارائه می‌گردند و حداقل بحث ارتباط با کدینگ حساب‌ها و تفصیلی در آنها دیده شده است. ارسال سند از زیرسیستم‌ها به نرم افزار حسابداری نیز در آنها وجود دارد. در این روش با ارائه تیپ‌های ارسال سند و استفاده از کدهای رابط، اپراتور زیرسیستم بدون نیاز به داشتن اطلاعات سیستم مالی و تعریف کدینگها و تفصیلی زیرسیستم خود را راهبری میکند.
چه اطلاعاتی از نرم افزار حسابداری جهت ارتباط لازم است؟
پبشتر که شرکتها به این درجه از بلوغ نرسیده بودند ارتباط بین نرم افزار حسابداری و نرم افزاری مثل نرم افزار اتوماسیون اداری صرفا در جهت ثبت مستندات مالی و یک کلام بایگانی مدارک مالی بود. اما با قوی تر شدن نرم افزارهای مالی، امکاناتی از قبیل ذخیره‌سازی ضمایم سند به آنها اضافه شد که ما را از شر ارتباط بین این دو نرم افزار راحت کرد (خدا رو شکر 
) . اما چالش اصلی زیرسیستم‌هایی است که توسط نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) ساخته شده است و حاوی اطلاعات مالی هستند. مثلا زیر سیستم امور قراردادها و صورت وضعیت در یک شرکت پیمانکار یا مشاور پروژه محور از این گونه سیستم هاست. نیاز است اطلاعات مالی صورت وضعیت در سیستم حسابداری درج گردد. در صورتیکه ارتباط مالی با نرم افزار BPMS برقرار نشده باشد واحد مالی با مشاهده فرم صورت وضعیت در کارتابل خود و با استفاده از “دانش حسابداری” خود اقدام به تولید سند حسابداری میکند. چند ایراد به این روش وارد است
- به دلیل اتکا به شخص امکان بروز خطا در تولید سند حسابداری وجود دارد. این خطا می‌تواند سهوی و یا عدم خبرگی لازم در جهت تولید سند حسابداری باشد.
- اینکه بدلیل عدم ارتباط بین سیستم مالی و نرم‌افزار صورت وضعیت تولید شده با نرم افزار BPMS امکان مغایرت در آنها وجود خواهد داشت. بدیهی است در صورتیکه صورت وضعیت دارای سند حسابداری باشد بایستی امکان ویرایش آن وجود نداشته باشد. در صورت عدم قفل شدن صورت وضعیت و ویرایش (سهوی یا عمدی) امکان بروز مغایرت بین دو نرم افزار وجود خواهد داشت. مثال دیگر تولید زیر سیستم تنخواه گردانی است که می‌تواند چالش هایی مشابه را داشته باشد.
اما راهکار رفع مشکل BPMS و ارتباط با نرم افزار حسابداری چیست؟ یکی از قابلیتهایی که برای نرم افزار BPMS مناسب وجود دارد امکان برقرار کردن ارتباط با گونه‌های مختلف نرم افزار است. بایستی هر فرایند معادل حسابداری آن (همانند یک شابلون) وجود داشته باشد. معادل حسابداری (کد حساب یا تفصیل) در فرم‌های مرتبط با فرایندی که با نرم افزار BPMS ساخته شده در نظر گرفته شود. به بیان دیگر شابلونی حاوی دانش حسابداری و اطلاعات بدهکار و بستانکار هر فرایند بایستی ساخته شود. این شابلون ارتباط بین حسابداری و فرایند ساخته شده با نرم افزار BPMS را برقرار میکند و واحد مالی فقط با تایید فرمی که در کارتابل خود می بیند سند حسابداری خودکار را تولید میکند. به دلیل اینکه سیستم این کار را انجام می‌دهد امکان قفل شدن سند در هر دو طرف وجود خواهد داشت. بنابراین مغایرتی در دو زیر سیستم وجود نخواهد داشت.
مزیت ارتباط حسابداری با BPMS
- عملیات خودکار تولید سند حسابداری انجام می‌گردد.
- ساده‌سازی نرم افزار حسابداری و انتقال پیچیدگی به فرایندهای مرتبط. به جای پیچیده بودن فرایندهای ثبت سند با تعداد تفصیلی‌ها زیاد، سندها با تفصیلی‌های کمتر در مالی ثبت می‌گردد.
- اگر ارتباطی بین نرم افزار حسابداری و BPMS برقرار نشود شما بایستی برای تهیه گزارشهای تحلیلی، به ناچار کدینگها و تفصیلی‌ها را پیچیده طراحی کنید. ولی زمانیکه با BPMS فضای واقعی را کسب و کار را ترسیم کنید، گزارشها به صورت خودکار در دسترس شماست.
- چابک شدن واحد مالی. برای ورود اطلاعات نیازی نیست خبره مالی باشید. خبره مالی تنها ضوابط تولید سند را تدوین میکند.
- امکان پیش نمایش سند حسابداری در نرم افزار BPMS کتیبه. با این کار مدیر مالی قبل از ارسال سند به حسابداری می‌تواند آنرا بررسی و در صورت لزوم تایید کند. این کار به صورت خودکار از طریق ابزارهای مدیریت گردش کار (Workflow) صورت میگیرد.
نمونه این تیپ کار با توجه به طیف وسیع مشتریان نرم افزار BPMS کتیبه قابل ارائه خواهد بود. در صورتیکه دنبال نرم افزار حسابداری خوب هستید نرم افزار حسابداری اُرُد را کلیک کنید.
با درود.
بهترین حالت ارائه وب سرویس است. ولی اگر وب سرویس نداد مجبوریم با آنالیز لایه بانک اطلاعاتی این کار را بکنیم. به نظر ما اینکار استقلال واحد مالی را زیر سوال نمیبرد و اطلاعات در اختیار کسی نیست. با مجوزهایی که واحد مالی مشخص میکند این فرایند توسعه میباید.
با سپاس
با سلام
برای اتصال به نرم افزارهای مالی چه چیزهایی لازم است تا از شرکت فروشنده بخواهیم؟ استفاده از این کار استقلال واحد مالی را زیر سوال نمیبرد و اینکه اطلاعات حساس مالی در اختیار سایر واحدها قرار میگیرد؟ کمی به نظر خطرناک است؟
بله. در مورد نرم افزار حسابداری همکاران سیستم که این کار صورت میگیرد و ساختار آن مشخص است. مگر اینکه با دسترسی اطلاعات جداول را بسته باشد (که معمولا اینگونه نیست) و نیازی هم به همکاری آنها نداریم. ولی بجث ارتباط نرم افزار bpms و مالی بایستی به صورت دقیق آنالیز شود و فرایندهای مانند درج سند معمولا انجام میگیرد ولی برخی از فرایندها ممکن است کمی پیچیده باشد ولی در base نرم افزار bpms موجود است.
سلام.
آیا نرم افزار bpms شما قابل اتصال به نرم افزار حسابداری مثل همکاران سیستم هست ؟ آیا بایستی حتما شرکت تولید کننده نرم افزار مالی همکاری لازم را با شرکت شما داشته باشد؟ لطفا کمی در این رابطه بیشتر توضیح دهید.
با تشکر
سلام.وبسایت جالبی دارید.خیلی زحمت میکشید بابتش و ازین
بابت کمال تشکر رو دارم