نرم افزار تایم شیت و ارتباط با سيستم تردد

تولید نرم افزار تایم شیت با نرم افزار bpms

استفاده از سیستم‌های کارت ساعت زنی و تردد در بسیاری از شرکتها با توجه به بحث حقوق و دستمزد و آمار مرخصی و ماموریت پرسنل و ثبت سیستمی آن فراگیر شده است. دیگر در شرکتی که چند نفر پرسنل هم دارد استفاده از این نرم افزارها مقرون به صرفه است. در برخی از موارد پرسنل فراموش می‌کنند که با کارت یا انگشت تردد خود را ثبت کنند و یا در مواقعی که پرسنل ماموریت و یا مراجعه ای به بیرون دارند با توجه به عدم حضور اطلاعاتی در سیستم تردد ثبت نمی‌شود. مدیران نیز نیاز دارند تا اطلاعات ورود و خروج پرسنل را در قالب تایم شیت و تخصیص کار مشاهده کنند تا قیمت تمام شده فرایندهای مورد نیاز خود را بدست بیاورند. معمولا روال دستی بدین گونه است که در پایان هر ماه پرینت ورود و خروج پرسنل چاپ شده و پس از بررسی توسط مدیر و کارشناس مربوطه ساعات مغایر با آن در برگ پرینت مشخص می‌شود. خوب این یک پروسه بدلیل چاپ کاغذ و قیمت بالای هزینه کاغذ و همچنین نبود یک سیستم گزارش گیر دارای ضعف زیادی است. اما راه حل از دید ما چیست؟
در نرم افزار BPMS کتیبه امکان ارتباط با سایر بانکهای اطلاعاتی وجود دارد. می‌توان با یک نرم افزار bpms مناسب اطلاعات ورود و خروج پرسنل را در قالب فرم ورود و خروج پرسنل نمایش داد. کاربر می‌تواند مواردی که دارای مغایرت است را مشخص کند و از طریق کارتابل به مدیر و یا بخش اداری ارسال نماید. مدیر با دسترسی که دارد می‌تواند موارد مغایرتی را تایید یا رد کند و پس از آن به اداری ارسال گردد. تا اینجا مرحله پرینت کاغذ از بین رفته است. با توجه به اینکه داده‌های ورود و خروج موجود است مدیر می‌تواند گزارش‌های مورد نیاز خود را از سیستم بدست استخراج کند. ضمن اینکه می‌توان زمان‌های انجام شده در بخش ورود و خروج را به کارها و پروژه ها وصل و یک سیستم تایم شیت از روی آن استخراج کرد.
از دیگر قابلیتهای سیستم تایم شیت که از طریق نرم افزار bpms استخراج می‌شود گردش کار تایید کارها از جمله مرخصی و ماموریت است. اینکه بجای ثبت کاغذی مرخصی و ماموریت در نرم افزار اتوماسیون اداری فرمهای مرخصی و ماموریت و سایر روالهای اداری ثبت گردد و بتوان گزارش و شرط گذاشت قابلیت مناسبی است که از فواید استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری خوب و نرم افزار bpms ناشی می‌شود. اگر سازمانتان هم پروژه محور است می‌توانید برای کارهای محول شده برای شخص پروژه و یا مرکز هزینه تعریف کنید و بر اساس گزارشهای قابل تعریف زمان و قیمت انجام کارهای مرتبط با پروژه را رصد کنید.

یک نمونه تایم شیت استخراج شده از سیستم تردد به صورت وب بیس

تولید و گردش فیش حقوقی 

ممکن است شما در شرکت یا سازمان خود نرم افزار حقوق و دستمزد داشته باشید و بخواهید فیشهای حقوقی را برای پرسنل خود ارسال کنید. برخی از پرسنل ممکن است در خارج از ستاد اصلی سازمان باشند. به صورت سنتی فیش پرینت شده و برایشان ارسال می‌گردد (یا اینکه در اولین مراجعه به سازمان دریافت می‌کنند). البته می‌توان فیش حقوقی  را به صورت ایمیل هم ارسال کرد. ولی در صورت یک روال زمان بر خواهد بود. با نرم افزار فرایند ساز (BPMS) می‌توان با ارتباط با نرم افزار حقوق و دستمزد و یا خواندن فایلهای اکسل تولید شده در این سیستم، به صورت خودکار فرایند تولید فیش حقوق را انجام داد. معادل با فیش حقوقی فرمی در نرم افزار BPMS ساخته شده و اتوماتیک ماهانه پر می‌شود. عملیات ارجاع نیز به صورت خودکار صورت می‌گردد. با اینکار مشکلاتی که اشاره شد حذف شده و ردیابی کار نیز صورت می‌گیرد.