تعالی سازمانی با نرم افزار فرایند ساز کتیبه

نرم افزار فرایند ساز و مشکلات فرایندی سازمان‌ها

نرم افزار فرایند ساز یک راهکار مناسب برای فائق آمدن بر مشکلات فرایندی سازمانها است. این راهکار به کمک ابزارهای فرم ساز، تولید و مدیریت گردش کار، تولید گزارش و در نهایت داشبوردهای مدیریتی مورد نیاز مدیران، حرکت به سوی تعالی سازمانی را محقق خواهد کرد.

امروزه برای فائق آمدن بر مشکلات فرایندی سازمانها راهکاری متنوعی ارائه می‌شود:

۱- شناسایی شرکتهایی است که در رابطه با فرایند مورد نظر شما نرم‌افزار استاندارد تولید کرده باشند. برای اینکار در فضای وب اقدام به جستجوی شرکتهایی می‌کنید که در خصوص فرایندهای مورد نیاز شما نرم افزار آماده دارند. پس از جلسات متعدد و بررسی نمی‌توانید نرم افزار آماده ای پیدا کنید که در همه حوزه ها نیازهای شما را پوشش بدهد. هر نرم افزاری ممکن است در برخی حوزه ها قوی و در برخی از حوزه ها قدرت لازم را نداشته باشد. در مناسب‌ترین حالت میزان همپوشانی نرم‌افزار مورد نظر با فرایندهای جاری سازمانی شما حدود ۷۰ درصد است که البته عدد قابل قبولی است. با رشد و بالغ شدن سازمان شما و با توجه به استاتیک بودن این نرم‌افزارها ( که اصولا با نگرش MIS پیاده‌سازی شده‌اند) و عدم رشد این نرم‌افزارها در جهت بومی‌سازی فرایندهای جدید، میزان همپوشانی این نرم‌افزار با سازمان شما به تدریج کاهش می‌باید. مشخص است که این روش می‌تواند یک سیکل نامحدود داشته باشد و دوباره این سناریو از ابتدا با شناسایی شرکت تولید کننده شروع خواهد شد. ضمن اینکه مهاجرت از سیستم قدیم به سیستم جدید هزینه‌های زیادی را به سازمان تحمیل خواهد کرد.

۲- روش بعدی ایجاد واحد برنامه‌نویسی با استخدام یک یا چند برنامه‌نویس زبده ‌است. به طور طبیعی، تولید نرم‌افزار در حوزه کاری شرکتهای نرم‌افزار است و فرایند پیچیده تولید نرم‌افزار فقط با استخدام یک یا چند برنامه‌نویس مقدور نیست. بلکه نیازهای تحلیل، طراحی، مستندسازی و از همه مهمتر تست سیستم توسط تیم برنامه‌نویسی مقدور نخواهد شد (هر چند این توقع غیر منطقی توسط مدیران غیر انفورماتیکی معمولا وجود دارد که تمام این کارها در شرح کار برنامه‌نویس گنجانده شود) ریسک اجرای این پروژه عدم شناسایی تیم متخصص این کار و ریسک بعدی وابسته بودن به شخص ( و نه به سیستم) است که با رفتن برنامه‌نویس معمولا به دلیل عدم مستند‌سازی سورس کد و سایر موارد پروژه شکست خواهد خورد. همچنین قیمت تمام شده این کار در مقایسه با روش اول بسیار بالا است.

۳- روش سومی که ما ارائه می‌هیم روش مبتنی بر نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کار است. در مقاله حاضر سعی شده است با معرفی اجزاء سیستم مدیریت فرایندها، راهکاری ترکیبی از دو روش بالا در جهت فائق آمدن بر مشکلات اشاره شده بیان شود.

فرایند ساز چیست؟

سیستم فرایند ساز که به اسم نرم افزار BPMS شناخته می‌شود، یک راهکار مناسب برای فائق آمدن بر مشکلات فرایندی سازمان است. به طور معمول شرکت‌ها و سازمان‌ها علاقمندند تا زمینه‌های استاندارد کاری خود را توسعه داده و عملیات سازمانی را روالمند کنند. قدم اول در این زمینه پیاده‌سازی استاندارهایی نظیر ISO است که البته هدف این مقاله روشهای پیاده‌سازی این استانداردها نیست ولی به طور کلی خروجی این فاز طراحی فرایندها در قالب فرمهای ایزو و روالمند کردن رفتارهای سازمانی در قالب فلوچارت خواهد شد. قدم بعدی اجرای عملیاتی این فرایندها است که بایستی بعد از تکمیل هر فرم، بر طبق ضوابط موجود در فلوچارت کار شروع شده و تا انتها بر طبق روال تعریف شده جلو برود. چند ایراد در اجرای این کار وجود دارد:

• فرمها بایستی پرینت شده و بعد از پرینت ورود اطلاعات شود.
• در برخی از موارد ورود اطلاعات نامعتبر مشکل‌ ساز می‌شود. ممکن است کنترلهای انسانی جلوی ورود اطلاعات نامعتبر را بگیرد. در هر صورت این کنترلها، هزینه‌های پنهان زیادی را به سازمان تحمیل خواهد کرد.
• این فرمها بایستی در جایی بایگانی شود که به طور طبیعی با توجه به تعداد بالای فرمها، وجود مکان فیزیکی بزرگی برای این کار لازم است.
• امکان گزارش‌گیری بسیار سخت است. اهمیت گزارشهای به‌روز بر هیچ کس پوشیده نیست و می‌تواند نقش بسیار گسترده‌ای در جهت مهندسی مجدد و بهینه‌سازی ساختارها داشته باشد.

با وجود این، نیاز به یک سیستم نرم‌افزاری که بتواند مشکلات مورد اشاره را حذف کند احساس می‌شود. این سیستم نرم‌افزار بایستی مجموعه‌ای از ابزارهای کارآمد را ارائه داده تا بتواند علاوه بر حذف مشکلات اشاره شده، حرکت به سوی تعالی سازمانی با ایجاد یک پایگاه دانش قدرتمند را تضمین نماید.

معرفی اجزای فرایند ساز 

ابزار فرم ساز: 

در قدم اول بایستی این فرایندها در قالب فرم و یا فرمهای الکترونیکی پیاده‌سازی شود. از آنجا که ابزارهای فرم ساز زیادی در بازار وجود دارد بایستی این ابزار ویژگیهای اصلی ذیل را داشته باشد:

• طراحی ساده و کاربر پسند داشته باشد.
• با هر سطح دانش انفورماتیکی قابل استفاده باشد.
• در جهت یکپارچگی اطلاعات، امکان تعریف فیلدهای متصل به سایر زیرسیستم‌ها را داشته باشد.
• امکانات جستجو و فیلتر در فرم وجود داشته باشد.
• فرمهای ساده، ترکیبی، یک به چند را پیاده‌سازی کند.
• قابلیت نسخه‌گذاری داشته باشد.(مدیریت ورژن)
• قابلیت دسترسی عمودی و افقی بر اساس اشخاص، سمتهای سازمانی و لایه‌های سازمانی را داشته باشد.
• رویداد گرا و ضابطه گرا باشد.

 ابزار گردش کار: 

بعد از طراحی و پیاده‌سازی فرایند در قالب فرمهای الکترونیکی، قدم بعدی طراحی سناریوی حرکتی فرایند است. این کار توسط موتور گردش کار پیاده‌سازی شود. قابلیتهای اصلی که این گونه ابزارها بایستی داشته باشند به شرح ذیل است:

• طراحی ساده با گرافیک زیبا به صورت گراف (و نه درخت) و با هر سطح دانش انفورماتیکی
• امکان استفاده از الگوهایی نظیر مشروط، حلقه و شاخه
• امکان استفاده از شخص، سمت و لایه‌های سازمانی در هر بخش از گردش کار
• مدیریت نسخه‌گذاری در هر گردش
• استفاده از نقاط شروع و پایان مختلف
• امکان تعریف دسترسی افقی روی فرایند در هر نقطه از فلوچارت
• قابلیت تعریف رویداد و پردازش
• قابلیت ردیابی

داشبورد ساز مدیریتی و گزارش‌ساز:

 داشبورد ساز مدیریتی ابزاری است که به کمک اطلاعات وارد شده در فرایندها و تجزیه و تحلیل، اطلاعات مورد نیاز مدیران سازمان را تامین می‌کند. به طور معمول با توجه به وقت کم، فرصت مشاهده ریز اطلاعات سازمان برای مدیران وجود ندارد. به کمک داشبورد مدیریتی، اطلاعات اصلی سازمان در قالب نمودار، گراف و شاخصهای مورد نظر قابل رویت و مشاهده خواهد بود. قابلیتهای اصلی یک داشبورد مدیریتی به شرح زیر است:

• طراحی ساده و مدیر پسند.
• تعریف دسترسی‌های افقی و عمودی.
• قابلیت استفاده از انواع نمودار همانند نمودارهای میله‌ای و چارت‌های مختلف.
• قابلیت زیر شدن روی اطلاعات انتخابی تا سطح مورد نظر مدیر.
• قابلیتهای ایجاد گزارشهای ترکیبی از زیرسیستمهای مختلف در یک گزارش.
• امکان پرینت با فرمتهای مورد نیاز مدیر.

چه جاهایی استفاده از BPMS مقرون به صرفه است؟

معمولا این پرسش مطرح می‌شود که چه جاهایی استفاده از فرایند ساز خوب است و کجاها مناسب نیست. آیا مقرون به صرفه است که یک سیستم حسابداری پیشرفته و یا یک سیستم حقوق و دستمزد را با این روش پیاده کرد. در این بخش به این سوال پاسخ داده می‌شود.

در ابتدا بایستی یادآوری کنم که قبل از اجرای فرایند ساز بایستی زیرساختهای اطلاعاتی از قبیل فرایندها و فلوچارتها آماده شده باشند(البته نه به طور کامل). به طور طبیعی بعد از اخذ مدارک مرتبط با ایزو و استاندارد‌سازی روالهای سازمانی، این زیر ساخت آماده شده است. ممکن است برخی از روالها کاملا استاندارد بوده و تغییرات در آن به ندرت اتفاق می‌افتد. به عنوان مثال در یک سیستم مالی، فرم سند حسابداری دارای ساختار استاندارد بوده و بیشتر نرم‌افزارهای موجود در بازار از لحاظ ساختار اصلی، به صورت واحد پیاده‌سازی شده است. نمونه دیگر می‌توان به گزارش تراز ۴ ستونی استاندارد اشاره کرد که در همه سیستمهای مالی این گزارش وجود دارد. نتیجه اینکه اگر نرم‌افزاری با فرایند استاندارد وجود داشته باشد بهتر است این نرم‌افزار خریداری شود. در برخی از موارد ممکن است کاستی‌هایی در این سیستمها وجود داشته باشد که می‌توان با استفاده از BPMS در جهت تکامل این سیستمها حرکت کرد. در برخی از موارد بدلیل بومی بودن فرایند، پیدا کردن نرم‌افزار استاندارد بسیار سخت است که برای این موارد فرایند ساز می‌تواند راه حل مناسبی باشد. نکته دیگری که در خصوص استفاده از BPMS می‌توان اشاره کرد، وجود راهبر یا رابط پیگیر و با پشتکار و آشنا با ساختار سازمانی و فرایندهای شرکت در اجرای فرایند ساز اشاره کرد. در صورتیکه چنین شخصی در سازمان شما وجود ندارد دنبال BPMS نروید. برای درک بهتر از استفاده از بهینه از BPMS، لطفا عوامل اجرای موفقیت آمیز نرم افزار BPMS را ببینید.

نکته بعدی در خصوص فرایند ساز، اینکه به اشتباه در برخی از موارد نرم‌افزار اتوماسیون اداری هم سطح فرایند ساز دیده می‌شود که باید گفت هدف نرم افزار اتوماسیون اداری فقط در حوزه نامه‌نگاری و در نهایت فرایندهای اداری ساده است. در صورتیکه BPMS کل فرایندها اعم از اداری، مهندسی، مالی و … را پوشش می‌دهد و بعد از اجرای درست آن حرکت به سوی تعالی سازمانی و کاهش هزینه‌های پنهان روی خواهد داد.

نتیجه‌گیری

در مقاله حاضر سعی شد تا BPMS و رویکرد آن به سوی تعالی سازمانی بررسی و اجزای BPMS به طور کلی مطرح گردد. همچنین نحوه بکارگیری BPMS در سازمان‌ها و اینکه در چه جاهایی مقرون به صرفه است مورد نقد قرار گرفت. الزامات اولیه در جهت استقرار BPMS نیز بیان شد.