تعالی سازمانی

تعالی سازمانی با نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار

چكیده

سیستم مدیریت فرایندهای کاری BPMS و (Business Process Management System) یک راهکار مناسب برای فائق آمدن بر مشکلات فرایندی سازمانها می‌باشد. این راهکار به کمک ابزارهایی مولد فرایند در جهت تبدیل فرایندهای دستی به فرایند الکترونیکی، مدل‌سازی فرایند به کمک ابزار مدیریت گردش کار و در نهایت داشبوردهای مدیریتی مورد نیاز مدیران، حرکت به سوی تعالی سازمانی را محقق خواهد کرد.

كلمات كلیدی

تعالی سازمانی، فرایند الكترونیكی، داشبورد مدیریتی، مولد فرایند، مدل‌سازی فرایند، سیستم مدیریت گردش كار، BPMS

مقدمه

امروزه برای فائق آمدن بر مشکلات فرایندی سازمانها راهکاری متنوعی ارائه می‌شود : اولین راه حل شناسایی شرکتهایی است که در رابطه با فرایند مورد نظر شما نرم‌افزار استاندارد[۱] تولید کرده باشند. در مناسبترین حالت میزان همپوشانی نرم‌افزار مورد نظر با فرایندهای جاری سازمانی شما حدود ۷۰ درصد می‌باشد که عدد قابل قبولی است. با رشد و بالغ شدن سازمان شما و با توجه به استاتیک بودن این نرم‌افزارها ( که اصولا با نگرش MIS[2] پیاده‌سازی شده‌اند) و عدم رشد این نرم‌افزارها در جهت بومی‌سازی فرایندهای جدید، میزان همپوشانی این نرم‌افزار با سازمان شما به تدریج کاهش می‌باید. مشخص است که این روش می‌تواند یک سیکل نامحدود داشته باشد و دوباره این سناریو از ابتدا با شناسایی شرکت تولید کننده شروع خواهد شد. ضمن اینکه مهاجرت از سیستم قدیم به سیستم جدید هزینه‌های زیادی را به سازمان تحمیل خواهد کرد.

دومین راه حل ایجاد واحد برنامه‌نویسی با استخدام یک یا چند برنامه‌نویس زبده ‌می‌باشد. به طور طبیعی ، تولید نرم‌افزار در حوزه کاری شرکتهای نرم‌افزار می‌باشد و فرایند پیچیده تولید نرم‌افزار فقط با استخدام یک یا چند برنامه‌نویس مقدور نیست. بلکه نیازهای تحلیل ، طراحی ، مستندسازی و از همه مهمتر تست سیستم توسط تیم برنامه‌نویسی مقدور نخواهد شد (هر چند این توقع غیر منطقی توسط مدیران غیر انفورماتیکی معمولا وجود دارد که تمام این کارها در شرح کار برنامه‌نویس گنجانده شود) ریسک اجرای این پروژه عدم شناسایی تیم متخصص این کار و ریسک بعدی وابسته بودن به شخص ( و نه به سیستم) می‌باشد که با رفتن برنامه‌نویس معمولا به دلیل عدم مستند‌سازی سورس کد و سایر موارد پروژه شکست خواهد خورد. همچنین قیمت تمام شده این کار در مقایسه با روش اول بسیار بالا می‌باشد.

در مقاله حاضر سعی شده است با معرفی اجزاء سیستم مدیریت فرایندها راهکاری ترکیبی از دو روش بالا در جهت فائق آمدن بر مشکلات اشاره شده بیان شود. در ادامه مقاله استفاده مناسب و نامناسب از BPMS مطرح خواهد شد.

۱- BPMS چیست؟

سیستم مدیریت فرایندهای کاری که به اسم BPMS شناخته می‌شود ، یک راهکار مناسب برای فائق آمدن بر مشکلات فرایندی سازمان می‌باشد.

به طور معمول شرکتها و سازمانها علاقمند هستند تا زمینه‌های استاندارد کاری خود را توسعه داده و عملیات سازمانی خود را روالمند کنند. قدم اول در این زمینه پیاده‌سازی استاندارهایی نظیر ISO می‌باشد که البته هدف این مقاله روشهای پیاده‌سازی این استانداردها نیست ولی به طور کلی خروجی این فاز طراحی فرایندها در قالب فرمهای ایزو و روالمند کردن رفتارهای سازمانی در قالب فلوچارت خواهد شد. قدم بعدی اجرای عملیاتی این فرایندها می‌باشد که بایستی بعد از تکمیل هر فرم ، بر طبق ضوابط موجود در فلوچارت کار شروع شده و تا انتها بر طبق روال تعریف شده جلو برود. چند ایراد در اجرای این کار وجود دارد:

  • فرمها بایستی پرینت شده و بعد از پرینت ورود اطلاعات شود.
  • در برخی از موارد ورود اطلاعات نامعتبر مشکل‌ ساز می‌شود. ممکن است کنترلهای انسانی جلوی ورود اطلاعات نامعتبر را بگیرد. در هر صورت این کنترلها، هزینه‌های پنهان زیادی را به سازمان تحمیل خواهد کرد.
  • این فرمها بایستی در جایی بایگانی شود که به طور طبیعی با توجه به تعداد بالای فرمها، وجود مکان فیزیکی بزرگی برای این کار لازم است.
  • امکان گزارش‌گیری بسیار سخت است. اهمیت گزارشهای به‌روز بر هیچ کس پوشیده نیست و می‌تواند نقش بسیار گسترده‌ای در جهت مهندسی مجدد و بهینه‌سازی ساختارها داشته باشد.

با وجود این، نیاز به یک سیستم نرم‌افزاری که بتواند مشکلات مورد اشاره را حذف کند احساس می‌شود. این سیستم نرم‌افزار بایستی مجموعه‌ای از ابزارهای کارآمد را ارائه داده تا بتواند علاوه بر حذف مشکلات اشاره شده، حرکت به سوی تعالی سازمانی با ایجاد یک پایگاه دانش[۳] قدرتمند را تضمین نماید.

۲- معرفی اجزای BPMS

۲-۱-ابزار مولد فرایند یا فرایند‌ساز:

در قدم اول بایستی این فرایندها در قالب فرم و یا فرمهای الکترونیکی پیاده‌سازی شود. از آنجا که ابزارهای فرم‌ساز زیادی در بازار وجود دارد بایستی این ابزار ویژگیهای اصلی ذیل را داشته باشد :

  • طراحی ساده و کاربر پسند داشته باشد.
  • با هر سطح دانش انفورماتیکی قابل استفاده باشد.
  • در جهت یکپارچگی اطلاعات، امکان تعریف فیلدهای متصل به سایر زیرسیستمها را داشته باشد.
  • امکانات جستجو و فیلتر در فرم وجود داشته باشد.
  • فرمهای ساده، ترکیبی، یک به چند را پیاده‌سازی کند.
  • قابلیت نسخه‌گذاری داشته باشد.(مدیریت ورژن)
  • قابلیت دسترسی عمودی[۴] و افقی[۵] بر اساس اشخاص، سمتهای سازمانی و لایه‌های سازمانی[۶] را داشته باشد.
  • رویداد گرا و ضابطه گرا[۷] باشد.

۲-۲- موتور گردش کار[۸] : بعد از طراحی و پیاده‌سازی فرایند در قالب فرمهای الکترونیکی، قدم بعدی طراحی سناریوی حرکتی فرایند می‌باشد. این کار توسط موتور گردش کار بایستی پیاده‌سازی شود. قابلیتهای اصلی که این گونه ابزارها بایستی داشته باشند به شرح ذیل می‌باشد :

  • طراحی ساده با گرافیک زیبا به صورت گراف ( و نه درخت) و با هر سطح دانش انفورماتیکی
  • امکان استفاده از الگوهایی نظیر مشروط، حلقه و شاخه
  • امکان استفاده از شخص، سمت و لایه‌های سازمانی در هر بخش از گردش کار
  • مدیریت نسخه‌گذاری در هر گردش
  • استفاده از نقاط شروع[۹] و پایان مختلف
  • امکان تعریف دسترسی افقی روی فرایند در هر نقطه از فلوچارت
  • قابلیت تعریف رویداد و پردازش
  • قابلیت ردیابی

۲-۳ داشبورد مدیریتی و گزارش‌ساز: داشبورد مدیریتی ابزاری است که به کمک اطلاعات وارد شده در فرایندها و تجزیه و تحلیل، اطلاعات مورد نیاز مدیران سازمان را تامین می‌کند. به طور معمول با توجه به وقت کم، فرصت مشاهده ریز اطلاعات سازمان برای مدیران وجود ندارد. به کمک داشبورد مدیریتی، اطلاعات اصلی سازمان در قالب نمودار، گراف و شاخصهای مورد نظر قابل رویت و مشاهده خواهد بود. قابلیتهای اصلی یک داشبورد مدیریتی به شرح زیر می‌باشد :

■طراحی ساده و مدیر پسند

■تعریف دسترسی‌های افقی و عمودی

■قابلیت استفاده از انواع نمودار همانند نمودارهای میله‌ای و چارت‌های مختلف

■قابلیت زیر شدن روی اطلاعات انتخابی تا سطح مورد نظر مدیر

■قابلیتهای ایجاد گزارشهای ترکیبی از زیرسیستمهای مختلف در یک گزارش

■امکان پرینت با فرمتهای مورد نیاز مدیر

۳- چه جاهایی استفاده از BPMS مقرون به صرفه است؟

معمولا این پرسش مطرح می‌شود که چه جاهایی استفاده از نرم افزار BPMS خوب است و کجاها مناسب نیست. آیا مقرون به صرفه است که یک سیستم حسابداری پیشرفته و یا یک سیستم حقوق و دستمزد را با این روش پیاده کرد. در این بخش به این سوال پاسخ داده می‌شود.

در ابتدا بایستی یادآوری کنم که قبل از اجرای BPMS بایستی زیرساختهای اطلاعاتی از قبیل فرایندها و فلوچارتها آماده شده باشند. به طور طبیعی بعد از اخذ مدارک مرتبط با ایزو و استاندارد‌سازی  روالهای سازمانی، این زیر ساخت آماده شده است. ممکن است برخی از روالها کاملا استاندارد بوده و تغییرات در آن به ندرت اتفاق می‌افتد. به عنوان مثال در یک سیستم مالی ، فرم سند حسابداری دارای ساختار استاندارد بوده و بیشتر نرم‌افزارهای موجود در بازار از لحاظ ساختار اصلی، به صورت واحد پیاده‌سازی شده است. نمونه دیگر می‌توان به گزارش تراز ۴ ستونی استاندارد اشاره کرد که در همه سیستمهای مالی این گزارش وجود دارد. نتیجه اینکه اگر نرم‌افزاری با فرایند استاندارد وجود داشته باشد بهتر است این نرم‌افزار خریداری شود. در برخی از موارد ممکن است کاستی‌هایی در این سیستمها وجود داشته باشد که می‌توان با استفاده از BPMS در جهت تکامل این سیستمها حرکت کرد. در برخی از موارد بدلیل بومی بودن فرایند، پیدا کردن نرم‌افزار استاندارد بسیار سخت است که برای این موارد BPMS می‌تواند راه حل مناسبی باشد. نکته دیگری که در خصوص استفاده از BPMS می‌توان اشاره کرد،  وجود راهبر یا رابط پیگیر و با پشتکار و آشنا با ساختار سازمانی و فرایندهای شرکت در اجرای BPMS اشاره کرد. در صورتیکه چنین شخصی در سازمان شما وجود ندارد دنبال BPMS نروید.

نکته بعدی در خصوص BPMS نیاز به توضیح است اینکه به اشتباه در برخی از موارد نرم‌افزار اتوماسیون اداری هم سطح BPMS دیده می‌شود که باید گفت هدف اتوماسیون اداری فقط در حوزه نامه‌نگاری و در نهایت فرایندهای اداری ساده می‌باشد. در صورتیکه BPMS کل فرایندها اعم از اداری، مهندسی، مالی و … را پوشش می‌دهد و بعد از اجرای درست آن حرکت به سوی تعالی سازمانی و کاهش هزینه‌های پنهان روی خواهد داد.

۴- نتیجه‌گیری

در مقاله حاضر سعی شد تا BPMS و رویکرد آن به سوی تعالی سازمانی مورد بررسی قرار و اجزای  BPMS به طور کلی مطرح گردد. همچنین نحوه بکارگیری BPMS در سازمانها و اینکه در چه جاهایی مقرون به صرفه است مورد نقد قرار گرفت. همچنین الزامات اولیه در جهت استقرار BPMS نیز بیان شد.

مراجع

[۱] Jim Hagemann Snabe , Ann Rosenberg : Business Process Management The SAP RoadMap (2009)

[۲] Howard Smith , Peter Finger : Business Process Management (2007)

[۳] Scott Cleveland : BPM from Business Point of View (2009)

[۱] Standard Package

[۲] Management Information System

[۳] Knowledge base

[۴] منظور از دسترسی عمودی، دسترسی به فیلدهایی خاص می‌باشد

[۵] منظور از دسترسی افقی، دسترسی به رکوردهایی با مشخصه خاص و یا بر اساس ضابطه و قانونی خاص می‌باشد.

[۶] منظور از لایه‌های سازمانی، لایه‌ای از لحاظ جایگاهی و یا شرح کار می‌باشد مثلا لایه کلیه مدیران و یا لایه معاونین ارشد

[۷] Event oriented & Rule oriented

[۸] Workflow Engine

[۹] بر خلاف روشهای که در طراحی الگوریتم فقط یک نقطه شروع وجود در نظر می‌گرفتیم در این سیستم بدلیل سمت و لایه‌محوری و وجود یک شخص در چند لایه و سمت مختلف و تخصیص ضابطه به هر کدام از این موارد، یک شخص می‌تواند از چند نقطه کار خود را شروع نماید.

[۱۰] Jim Hagemann Snabe , Ann Rosenberg : Business Process Management The SAP RoadMap (2009)

[۱۱] Howard Smith , Peter Finger : Business Process Management (2007)

[۱۲] Scott Cleveland : BPM from Business Point of View (2009)

This Post Has 2 Comments

  1. varjavandadmin

    بله. این مقاله در سایت مجله گزارش کامپیوتر وجود دارد و در مجله گزارش کامپیوتر نیز چاپ شده است. ولی نویسنده این مقاله مدیر تولید شرکت ورجاوند است و در همان سایت نیز لینک سایت ما و نام مدیر تولید شرکت ذکر شده است. برای همین مرجعی از آن نگذاشتیم.

  2. محمد سنایی

    این مقاله رو از جایی کپی نکردید؟

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *