روند فرایند شرکت در مناقصه با نرم افزار با BPMS
در مقاله قبلی روند فرایند مناقصه با نرم افزار BPMS از دید برگزار کننده مناقصه مورد بررسی قرار گرفت. در این بخش قصد داریم از منظر شرکت در مناقصه و روند فرایند اخذ پروژه صحبت کنیم. معمولا مناقصه از طریق جراید و یا به صورت رسمی و مکتوب به متقاضیان اعلام می‌گردد. پس از دریافت آگهی شرکت در مناقصه، اعلام نظرها توسط دپارتمانهای مختلف در سازمان صورت می‌گیرد. با توجه به اینکه پروژه مرتبط در چه گروهی قراردارد، دپارتمانهای آن نقطه نظرات خود را در خصوص شرکت و یا عدم شرکت در مناقصه بیان می‌کنند. غیر از اینکه دپارتمانهای تخصصی نظرات فنی خود را اعلام می‌کنند دپارتمانهای مالی و یا واحد توسعه طرحها نیز در این مورد اعلام نظر می‌کنند. در واحد قبل از هر چیز پیش ارزیابی‌هایی توسط واحدهای مختلف در سیستم ثبت می‌شود.
پس از اینکه نقطه نظرات واحدهای مختلف در این خصوص جمع آوری شد در نهایت مدیریت ارشد سازمان تصمیم گیری در خصوص شرکت در مناقصه را بررسی می‌کند. در صورت تایید مدیریت ارشد سازمان، روند شرکت در مناقصه واحد مرحله بررسی های چک لیستهای فنی می‌شود. تمام این روندها و تراکنشها از طریق نرم افزار BPMS قابل انجام است. ضمن اینکه در صورتیکه اسناد مناقصه نیاز به خریداری دارد پروسه خرید اسناد توسط مسئول و کارشناس مناقصات صورت می‌گیرد.
چک لیستها معمولا شامل یک سری چک لیستهای عمومی و چک لیستهای فنی است که با توجه به دسترسیهایی که از طریق نرم افزار BPMS صورت می‌گیرد مشخص می‌کند کدام از بخشها به چه اطلاعاتی از چک لیستها دسترسی دارند. یکی از مزیتهای استفاده از نرم افزار BPMS در این فرایند وجود کنترلهایی است که به صورت هوشمندانه در میزان اعتبارسنجی اطلاعات خواهد داشت. این کنترلها از طریق تزریق قواعد هوشمند به DSS موجود در نرم افزار BPMS قابل تقویت است. در نهایت پس از اینکه مدارک نهایی شد برای مناقصه گذار ارسال شده و در بخش بایگانی مناقصات نیز قابل دسترس خواهد بود.
