BPR چگونه اجرا می‌شود؟
در ابتدا می‌خواهیم مشخص کنیم اهدافی که از BPR در نظر گرفته می‌شود چیست؟ BPR یا مهندسی مجدد فرایند کسب کار در یک نگاه به معنی “بهبود فرایندهای کسب و کار به صورت مستمر” بوده است. این بهبود بر اساس شاخصهای کمی و کیفی قابل اندازه گیری است. در صورت عدم مهندسی مجدد یک فرایند معیوب ممکن است سازمان دچار مرگ فرایندی شود. اما پروسه شناسایی شاخصها در BPR چگونه است؟
پروسه شناسایی شاخصها در BPR : شاخصهای کمی
مهمترین شاخص کمی، هزینه است. به بیان دیگر هدف از بهبود شاخصهای کمی، صرفه جویی و کاهش هزینه (پنهان و غیر پنهان) است. شاخص مهم کمی دیگر، کاهش زمان اجرای کار(Task) است. اما چطور این شاخصهای کمی اندازه گیری می‌شود؟
هنگام ترسیم نقشه اجرایی فرایند، نفراتی برای اجرای کارها و زمان تخمینی اجرا هر کار در نظر گرفته می‌شود. پس از این کار زمان اجرایی واقعی برای هر بخش از فرایند انجام شده، قابل محاسبه است. مقایسه زمان اجرای واقعی کار با اجرای تخمینی است که نشان می‌دهد آیا در چارچوب فلوچارت زمانی فرایند کار پایان یافته یا نه؟ در صورتی که کار از برنامه زمانی عقب است، دو حالت وجود دارد. یا آنالیز ما از زمان اجرا اشتباه بوده یا نفر اجرا کننده کارایی لازم را نداشته است. در صورتیکه کار سریعتر از زمان تخمینی انجام شد نیز ممکن است ناشی از آنالیز اشتباه ما و یا قابلیت بالای نفر و استفاده کم از توانایی شخص و در نتیجه عدم استفاده مطلوب از منابع موجود باشد. همین ارزیابی، اساس مهندسی مجدد روی شاخصهای کمی است. بر همین اساس در نرم افزار BPMS کتیبه امکان محاسبه زمان انجام کار و مقایسه آن با زمان تخمینی وجود دارد و به کمک آن می‌توان شاخصهای کمی را اندازه گیری کرد. در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه نیز بر اساس شاخصهای زمان ارجاع، زمان مشاهده، زمان خاتمه و مهلت انجام کار می‌توان به شاخصهای زمانی انجام کار دست یافت.
پروسه شناسایی شاخصها در BPR : شاخصهای کیفی
هنگامی که کاری انجام می‌شود، حتما پروسه ای جهت کنترل کیفیت اجرای آن بایستی وجود داشته باشد. اگر کیفیت کار انجام شده مناسب نبوده، کار به سمت اقدام کننده عودت داده می‌شود. میزان تعداد عودتهای کار هر شخص بیان کننده کیفیت نفر است. بر همین اساس می‌توان شاخص کیفی را اندازه گیری کرد. به بیان دیگر میزان عودت کارها به سوی اقدام کننده رابطه مستقیمی با شاخص کیفی انجام کار دارد. بنابراین در جهت مهندسی مجدد شاخص کیفی، نیاز است بازنگری در جهت بهبود کار نفر و یا آموزش و … صورت پذیرد.
