نقش نرم افزار bpms در هرم تعالی سازمانی
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، حرکت به سوی تعالی سازمانی شامل چندین فاز و مرحله است که بر آن شدیم تا بهطور اجمالی این فازها را بررسی کنیم. علاوه بر این، نقش نرمافزار BPMS در هرم تعالی سازمانی نیز بهطور خلاصه بیان خواهد شد.
فاز اول – شناخت فرمهای پایه
در فاز اول، فرمهای پایه باید طراحی و پیادهسازی شوند. یکی از سادهترین، اما در عین حال حساسترین بخشهای کار، ایجاد فرمهای اولیه است که باید تا حد امکان جامع و کامل باشند. برای این کار، باید ضوابط دقیقی برای ورود اطلاعات و کنترلهای لازم برای اعتبارسنجی دادهها (Data Validation) در نظر گرفته شود. بهعنوان مثال، فرمهای مرتبط با ورود اطلاعات رسید انبار، ثبت فاکتور فروش، ثبت اطلاعات قرارداد و موارد مشابه باید این کنترلها را داشته باشند.
نکتهای که در طراحی فرمها فراتر از اعتبارسنجی اطلاعات باید مدنظر قرار گیرد، امکان آنالیز محتوایی فرمها و هدایت کاربر به سمت وارد کردن اطلاعات صحیح است. بهعنوان مثال، اگر در فرمی قصد داریم اطلاعات شهرستان مرتبط با استان را وارد کنیم، لازم است که چک کنیم اگر استان “فارس” انتخاب شد، تنها شهرستانهای مرتبط با این استان قابل انتخاب باشند و اشتباهاً شهرستانهای استانهای دیگر مانند تهران انتخاب نشود. این گزینه در نرمافزار کتیبه بهطور ویژه برای هدایت کاربران در نظر گرفته شده است.
هرم تعالی سازمانی
فاز دوم – شکل گیری MIS
در فاز دوم، سیستمهای MIS وجود دارند که با ایجاد قالبها و دستهبندیهای مختلف روی دادههای فاز اول، اطلاعات مورد نیاز مدیران را استخراج میکنند. در این فاز، گزارشگیری و نمودارسازی از خروجیهای دادهها صورت میگیرد. بهعنوان مثال، گزارش کارت مشتری، کاردکس و تراز آزمایشی نمونههایی از خروجیهای این فاز هستند.
فاز سوم – DSS
در فاز بعدی حرکت به سوی تعالی سازمانی، سیستمهای پشتیبانی تصمیم (DSS) وجود دارند که به شما این امکان را میدهند تا با پایش اطلاعات در لایههای پایینتر، قدرت پردازش و در نتیجه قدرت تصمیمگیری سازمانی خود را بهبود بخشید. این تصمیمگیری با دریافت بازخورد از محیط و تعریف پارامترهای پویا در جهت تقویت توانمندیهای تصمیمگیری باید به سازمان رویکردی یادگیرنده بدهد. بهعنوان مثال، تصمیمگیری در مورد نحوه فروش به مشتری میتواند نمونهای از این بخش باشد، یا آنالیز رفتار پرسنل برای اعطای وام میتواند مثال دیگری از این رویکرد باشد.
فاز چهارم – داشبوردهای مدیریتی
در بالاترین سطح هرم تعالی سازمانی، داشبورد مدیریتی قرار دارد که با چگالی و سطح انتزاع دانش بالا، وضعیت جاری و البته چشم انداز سازمان را به مدیران ارشد ارائه میدهد. در هر مرحله مدیران قادر خواهند بود در صورت نیاز به دانستن جزئیات، به لایه های پایین تر و حتی فرمهای جزیی ورود اطلاعات وارد شوند. امکان Forecasting و یا پیش بینی وضعیت آینده سازمان یکی از خروجیهایی است که در این بخش قابل رویت است.
این ۴ سطح هرم تعالی سازمانی در صورت نگرش صحیح و حساب شده، با نرم افزار BPMS قابل انجام است. در صورتیکه MIS موجود باشد نرم افزار BPMS قادر است با خواندن اطلاعات یکپارچکی اطلاعاتی و یا تکامل MIS را ایجاد نماید. جای شکی نیست که بزودی نرم افزار فرایند ساز BPMS به عنوان هسته اصلی نرم افزارهای سازمانی و فرایندی جایگاه خود را در سازمان محکمتر میکند.
