نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

تعريف نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت است از مجموعه روش های كاری نرم افزاری و سخت افزاری در جهت خودكارسازی(Automation)، ساماندهی و تسهیل در انجام مكاتبات اداری.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری؟

امروزه مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بر هیچ كس پوشیده نیست و با توجه به بالغ شدن شركتها و سازمانها در حوزه‌های مختلف به خصوص حوزه فناوری اطلاعات، نیازهای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بیش از پیش احساس می‌شود. به طور كلی استفاده از سیستم های حوزه اتوماسیون اداری می‌تواند نیازهای ارتباطی، مدیریت زمان و كار، دسترسی آسان، مطمئن، سریع، از راه دور به اطلاعات و البته با دقت، ایجاد نظام استاندارد مكاتبات، جلوگیری از گم شدن و از بین رفتن نامه ها و … را برطرف كند.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری كتیبه؟

خوشبختانه در حال حاضر، تعداد زیادی شركت نرم افزاری در حوزه تولید نرم‌افزار اتوماسیون اداری فعال هستند. تعدد این شركتها، گزینه های انتخابی را زیاد می‌كند از طرفی انتخاب نرم‌افزار مناسب را سخت تر می‌كند. به دلايل زير انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری كتیبه توصيه مي‌شود:
مهمترین ویژگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری كتیبه، ساده و روان بودن آن می‌باشد. بدلیل استفاده عمومی از سیستم و به بیان دیگر استفاده در سطح كل سازمان، افراد با هر سطح علمی بایستی بتوانند استفاده مناسب از سیستم داشته باشند. در نرم افزار كتيبه امكاناتي تعبيه شده است تا كاربر بتواند با توجه به سليقه خود محيط کاری استفاده از كتيبه را به شكل مورد قبول خود تغيير دهد. تغيير در نمايش آيكنها، رنگ و فونت فرمها، نمايش منوها، نمايش آلارمها و … همه در اختيار كاربر عادی قرار مي‌گيرد.

سرعت مناسب بدون در نظر گرفتن حجم بالای اطلاعات و میزان همزمانی استفاده از سیستم یكی دیگر از ویژگی های بارز سیستم اتوماسیون اداری كتیبه است. بسیاری از كاربران سیستمهای اتوماسیون اداری غیر استاندارد، بعد از سالها به دلیل كندی و سرعت نامناسب سیستم، ناچار به تعویض سیستم و تحمیل به پرداخت هزینه های مهاجرت از سیستم قدیم به جدید را خواهند داشت. استفاده از الگوریتمهای رمزگذاری در سطح لايه Data به خصوص روی تصاویر نامه ها و پیوستها، در صورت سرقت سخت‌افزاری و ورود به لایه Data امكان دسترسی به اطلاعات به صورت غیر سیستماتیک (هک كردن) را بسیار سخت و امنیت سیستم را بالاتر می‌برد. همچنین مدیر سیستم می‌تواند با فراخوانی اطلاعات از Active directory امکان استفاده از Policy امنیتی ویندوز را در تعریف کاربر داشته باشد.

نكته ديگر در خصوص نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه استفاده در ۳ وضعيت اتوماسیون اداری تحت ویندوز (اتوماسیون اداری تحت شبكه)، نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب و به صورت نرم افزار offline مي‌باشد كه با توجه به نياز مشتري قابل ارائه خواهد بود. قابلیت جذاب دیگر نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه اتصال به نرم افزار مدیریت گردش كار (WFM) و نرم افزار BPMS کتیبه است كه كاربر را قادر مي كند در یک رابط كاربري واحد از تمام فضای نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS استفاده نمايد. سيستمهاي مديريت گردش كار و BPMS به عنوان بسترهاي توليد فرم و فرايند به نوعي بسيار كاربردي بوده و پس از مكانيزه كردن مكاتبات و بايگاني الكترونيكي، نبودشان كامل احساس خواهد شد و در صورتيكه نرم افزار اتوماسيون اداري فاقد اين بخشها را تهيه كنيد در آينده‌اي نه چندان دور مشكلات عديده‌اي نظیر مهاجرت به نرم‌افزار جدید خواهيد داشت.

mokatebat2

دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی

ویژگی عمومی دبیرخانه الکترونیکی رابط کاربری راحت و استفاده ساده برای هر نوع کاربر با هر سطح علمی می باشد.ثبت نامه های صادره، وارده و داخلی و …

نرم افزار اتوماسیون ادرای امن

اتوماسیون اداری امن

  • امنیت، قابلیت اطمینان، قابلیت سنجش بالا.
  • پشتیبانی از روشهای رمزنگاری و هویت شناسی استاندارد.
  • الگوریتمهای رمزنگاری فایلها و ضمایم.

نرم افزار اتوماسیون اداری آفلاین

اتوماسیون اداری offline

از كاربردهایی این بخش استفاده از امكانات اتوماسیون اداری در جلسات بیرون از شركت و یا در محلهایی كه امكان برقراری ارتباط با سرور اصلی شركت نیست و یا امکان استفاده از نسخه وب ویس وجود ندارد

ipad

قابل اجرا روی موبایل و تبلت

مدیران سازمان ها و كاربران موبايلها و تبلتها می‌توانند برنامه اتوماسیون اداري خود را استفاده نمايند. به کمک نرم افزار وب بیس کتیبه علاوه بر مکاتبات، فرمهای سازمانی طراحی شده با فرمساز نیز قابل استفاده در موبایل  تبلت خواهد بود.

project

اتوماسیون اداری پروژه محور

با استفاده از تجربه ای بدست آمده‌ از همکاری با شرکتهای مهندسین مشاور و پیمانکار، ویژگیهایی در سیستم وجود دارد که نرم افزار کتیبه از یک نرمافزار اتوماسیون اداری به یک نرم افزار اتوماسیون مهندسی (اتوماسیون مهندسین مشاور و پیمانکار) و پروژه محور مبدل شده است.

Event_oriented1

فرایند آمورش و استقرار رویدادگرا

شرکت ورجاوند، با ایجاد یک تیم كمیته راهبری و مهندسی فرایند متشكل از مدیران پروژه مجرب ورجاوند و تیمی فعال از مشتری، نقشه راهی را ترسیم می‌كند و با استفاده از این نقشه راه، قدم به قدم آمورش و فرایند استقرار را پیش می‌برد

mail

مدیریت فکس و پست الکترونیکی

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مدیریت فکسها و پست الکترونیکی بدون نرم افزار جانبی میسر خواهد شد.محدودیتی روی تعریف پستهای الکترونیکی وجود ندارد.

light_form_generator3

ابزار فرم‌ساز و مدیریت گردش كار لایت

سیستم فرم‌ساز و مدیریت گردش كار لایت ابزاری در جهت تعریف فرمهای سازمانی ساده منطبق با روالهای ایزو (ISO) می‌باشد. با کمک این ابزار شما قادرید بدون داشتن دانش انفورماتیک ، فرم‌های مورد نیاز خود را طراحی بکنید.

Outlook

نرم افزار اتوماسیون اداری و ارتباط با Outlook

كتيبه داراي گزينه‌اي به عنوان ارتباط با نرم افزار outlook مي‌باشد. به كمك اين گزينه شما قادر خواهيد بود بدون محدوديت روي نسخ مختلف نرم افزار microsoft outlook را جهت تبادل مكاتبات مورد استفاده قرار دهيد.

BPMS_EO

یکپارچه با نرم افزار BPMS کتیبه

با توجه به وچود رابط کاربری واحد بین نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS ، کاربر میتواند در یک رابط کاربری از نامه های، فرمها، کارها و سایر موارد مرتبط بهره برداری کند.

ECE

پشتیبانی از ECE

پروتكل ECE يا Electronic Correspondence Exchange Protocol يك پروتكل ملي و ايراني براي تبادل نامه بين گونه هاي مختلف نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد. اين پروتكل توسط كار گروهي از شركتهاي نرم افزاري توليد كننده نرم‌افزار اتوماسیون اداری و سازمان نظام صنفي رايانه‌اي استان تهران تدوين شده است.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وبنرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداري تحت وب شما می‌توانید در بیرون محیط كار همانند محيط كار، از امكانات ثبت نامه‌ (وارده، صادره، داخلی) ، مشاهده و پیگیری نامه های ارسال شده، ارجاع كار به سایر كاركنان سازمان، جستجو روی نامه‌ها  استفاده نمایید.

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه

آخرين نكته اينكه با بررسي قيمت نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري رقيب، قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه نسبت به قیمت ساير نرم افزارهاي اتوماسیون اداری مشابه مناسبتر مي‌باشد.

تشخيص اشتباه خريد نرم افزار اتوماسيون اداري و نرم افزار BPMS

 در برخي از مواقع انتظاري كه مشتري از نرم افزار اتوماسيون اداري دارد فراتر از ساماندهي مكاتبات است و تمايل دارد در كليه حوزه‌ها، سازمان خود را paperless كند. اين مواقع معمولا بدليل عدم شناخت نرم‌افزار و يا غير حرفه‌اي بودن فروشنده اين انتظار را به وجود مي‌آورد که علاوه بر ساماندهی مکاتبات فرایندهای سازمان نیز نرم افزاری و مکانیزه شود. برای پرهیز از این اشتباه مقاله تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار  BPMS را مطالعه فرمایید.