نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

با وجود تعاریف زیادی که روی  نرم افزار اتوماسیون اداری  وجود دارد یک تعریف ساده و جامع از نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت است از مجموعه عملیات نرم افزاری و سخت افزاری در جهت ساماندهی امور مرتبط با مکاتبات و سهولت در انجام مکاتبات اداری.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری؟

بشر از دیرباز به این فکر افتاده بود که به نوعی اطلاعات بدست آورده را ذخیره کند. این فکر از آنجا بوجود آمد که در تهیه اطلاعات جدید نیاز به اطلاعات قدیم وجود داشته است. امروزه نیز با توجه به توسعه شرکتها و نیاز به ثبت اطلاعات مکاتبات که یکی از اطلاعات مهم در جهت تصمیم گیری و راهبری سازمانها است، نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری بیشتر از پیش احساس میشود. استفاده درست از اتوماسیون اداری میتواند باعث بهبود قابل توجه در ارتباطات سازمانی همچنین دسترسی سریعتر و راحتتر به روند ثبت و گردش مکاتبات شود. جلوگیری از مندرس و گم شدن نامه ها و عدم نیاز به فضای بایگانی فیزیکی از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری است. دسترسی بروز به نامه ها از هر جای دنیا بدون وابستگی به نفرات شرکت از دیگر مزیتهای اتوماسیون اداری است. تعریف استاندارد مکاتبات اعم از شکل ظاهری مکاتبات در قالبهای مختلف در اتوماسیون اداری وجود دارد.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری كتیبه را انتخاب کنیم؟

به هر حال طیف وسیعی از شرکتهای نرم افزار اقدام به تولید و یا فروش نرم افزار اتوماسیون اداری میکنند. کافی است فقط یک بار در گوگل نرم افزار اتوماسیون اداری را جستجو کنید و ببینید چه نتایجی حاصل میشود. ولی آنچه نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه را متمایز با سایر نرم افزارهای اتوماسیون اداری میکند میزان رضایت مندی مشتریان از آن است. کیفیت بالای نرم افزار به همراه خدمات پشتیبانی مناسب بزرگترین مزیت نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه می باشد. در مجموع یا توجه به امکاناتی که در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه وجود دارد میتوان گفت که نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه یکی از کاملترین و جامع ترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری ایران است.

چند قابلیت و مزیت برجسته نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه را میتوان به شرح ذیل اعلام نمود:

  • ساده و روان بودن : مهمترین ویژگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری كتیبه، ساده و روان بودن می‌باشد. بدلیل استفاده عمومی از سیستم و به بیان دیگر استفاده در سطح كل سازمان، افراد با هر سطح علمی بایستی بتوانند استفاده مناسب از سیستم داشته باشند. در نرم افزار كتيبه امكاناتي تعبيه شده است تا كاربر بتواند با توجه به سليقه خود محيط کاری استفاده از كتيبه را به شكل مورد قبول خود تغيير دهد. تغيير در نمايش آيكنها، رنگ و فونت فرمها، نمايش منوها، نمايش آلارمها و … همه در اختيار كاربر عادی قرار مي‌گيرد.
  • فرایند آموزش : فرایند آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری در فضایی کاملا رویداد گرا متناسب با نیاز مشتری قابل ارائه خواهد بود.
  • پشتیبانی مناسب : فرایند پشتیبانی مناسب نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه مهمترین ویژگی نرم افزار می باشد.
  • سرعت مناسب : سرعت مناسب بدون در نظر گرفتن حجم بالای اطلاعات و میزان همزمانی استفاده از سیستم یكی دیگر از ویژگی های بارز سیستم اتوماسیون اداری كتیبه است. بسیاری از كاربران سیستمهای اتوماسیون اداری غیر استاندارد، بعد از سالها به دلیل كندی و سرعت نامناسب سیستم، ناچار به تعویض سیستم و تحمیل به پرداخت هزینه های مهاجرت از سیستم قدیم به جدید را خواهند داشت.
  • قابلیت چند شرکتی و پروژه محور: پشتیبانی از چند شرکتی و تعریف نحوه ارتباط شرکتها با هم و چارت سازمانی مستقل دیگر قابلیت جذاب نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه است. امکان تعریف پروژه ها و استفاده از آن در فضای کل نرم افزار برای شرکتهای پروژه محور مطلوب است.
  • استفاده از الگوریتمهای رمزگذاری پیوست ها و تصاویر : استفاده از الگوریتمهای رمزگذاری در سطح لايه Data به خصوص روی تصاویر نامه ها و پیوستها، در صورت سرقت سخت‌افزاری و ورود به لایه Data و سرور، امكان دسترسی به اطلاعات به صورت غیر سیستماتیک (هک كردن) را بسیار سخت و امنیت سیستم را بالاتر می‌برد.
  • ارتباط با Active Directory ویندوز : راهبر سیستم می‌تواند با فراخوانی اطلاعات از Active directory امکان استفاده از Policy امنیتی ویندوز را در تعریف کاربر داشته باشد و کاربرانی با همان نام کاربری و کلمه رمز ویندوز به نرم افزار اتوماسیون اداری ورود کنند.
  • قابل استفاده در وضعیت تحت وب، تحت ویندوز و offline : نكته ديگر در خصوص نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه استفاده در ۳ وضعيت اتوماسیون اداری تحت ویندوز (اتوماسیون اداری تحت شبكه)، نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب و به صورت نرم افزار اتوماسیون اداری offline مي‌باشد كه با توجه به نياز مشتري قابل ارائه خواهد بود.
  • امکان تعریف یادآوری و آلارم : در اتوماسیون اداری کتیبه قابلیت ایجاد کار با امکان تعریف آلارم وجود دارد.
  • اتصال به نرم افزار Outlook : قابلیت جذاب دیگر امکان اتصال به نرم افزار outlook از طریق plugin تولید شده شرکت ورجاوند وجود دارد.
  • ماژول مستندسازی : قابلیت ساخت ساختار درختی و درج گونه های مختلف مدرک در سیستم امکان پذیر است.
  • اتصال به نرم افزار bpms قدرتمند کتیبه : قابلیت جذاب دیگر نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه اتصال به نرم افزار مدیریت گردش كار (WFM) و نرم افزار BPMS کتیبه است كه كاربر را قادر مي كند در یک رابط كاربري واحد از تمام فضای نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS استفاده نمايد. سيستمهاي مديريت گردش كار و BPMS به عنوان بسترهاي توليد فرم و فرايند به نوعي بسيار كاربردي بوده و پس از مكانيزه كردن مكاتبات و بايگاني الكترونيكي، نبودشان كامل احساس خواهد شد و در صورتيكه نرم افزار اتوماسیون اداری فاقد اين بخشها را تهيه كنيد در آينده‌اي نه چندان دور مشكلات عديده‌اي نظیر مهاجرت به نرم‌افزار جدید خواهيد داشت.

mokatebat2

دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی

ویژگی عمومی دبیرخانه الکترونیکی رابط کاربری راحت و استفاده ساده برای هر نوع کاربر با هر سطح علمی می باشد.ثبت نامه های صادره، وارده و داخلی و …

نرم افزار اتوماسیون ادرای امن

اتوماسیون اداری امن

  • امنیت، قابلیت اطمینان، قابلیت سنجش بالا.
  • پشتیبانی از روشهای رمزنگاری و هویت شناسی استاندارد.
  • الگوریتمهای رمزنگاری فایلها و ضمایم.

نرم افزار اتوماسیون اداری آفلاین

اتوماسیون اداری offline

از كاربردهایی این بخش استفاده از امكانات اتوماسیون اداری در جلسات بیرون از شركت و یا در محلهایی كه امكان برقراری ارتباط با سرور اصلی شركت نیست و یا امکان استفاده از نسخه وب ویس وجود ندارد

ipad

قابل اجرا روی موبایل و تبلت

مدیران سازمان ها و كاربران موبايلها و تبلتها می‌توانند اتوماسیون اداری خود را استفاده نمايند. به کمک نرم افزار وب بیس کتیبه علاوه بر مکاتبات، فرمهای سازمانی طراحی شده با فرمساز نیز قابل استفاده در موبایل  تبلت خواهد بود.

project

اتوماسیون اداری پروژه محور

با استفاده از تجربه ای بدست آمده‌ از همکاری با شرکتهای مهندسین مشاور و پیمانکار، ویژگیهایی در سیستم وجود دارد که نرم افزار کتیبه از یک نرم افزار اتوماسیون اداری به یک نرم افزار اتوماسیون مهندسی (اتوماسیون مهندسین مشاور و پیمانکار) و پروژه محور مبدل شده است.

Event_oriented1

فرایند آموزش و استقرار رویدادگرا

شرکت ورجاوند، با ایجاد یک تیم كمیته راهبری و مهندسی فرایند متشكل از مدیران پروژه مجرب ورجاوند و تیمی فعال از مشتری، نقشه راهی را ترسیم می‌كند و با استفاده از این نقشه راه، قدم به قدم آموزش و فرایند استقرار را پیش می‌برد.

mail

مدیریت فکس و پست الکترونیکی

با استفاده از اتوماسیون اداری مدیریت فکسها و پست الکترونیکی بدون نرم افزار جانبی میسر خواهد شد.محدودیتی روی تعریف پستهای الکترونیکی وجود ندارد.

light_form_generator3

ابزار فرم‌ساز و مدیریت گردش كار لایت

سیستم فرم‌ساز و مدیریت گردش كار لایت ابزاری در جهت تعریف فرمهای سازمانی ساده منطبق با روالهای ایزو (ISO) می‌باشد. با کمک این ابزار شما قادرید بدون داشتن دانش انفورماتیک ، فرم‌های مورد نیاز خود را طراحی بکنید.

Outlook

نرم افزار اتوماسیون اداری و ارتباط با Outlook

كتيبه داراي گزينه‌اي به عنوان ارتباط با نرم افزار outlook مي‌باشد. به كمك اين گزينه شما قادر خواهيد بود بدون محدوديت روي نسخ مختلف نرم افزار Microsoft outlook را جهت تبادل مكاتبات مورد استفاده قرار دهيد.

BPMS_EO

یکپارچه با نرم افزار bpms

با توجه به وجود رابط کاربری واحد بین نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS ، کاربر میتواند در یک رابط کاربری از نامه های، فرمها، کارها و سایر موارد مرتبط بهره برداری کند.

ECE

پشتیبانی از ECE

پروتكل ECE يا Electronic Correspondence Exchange Protocol يك پروتكل ملي و ايراني براي تبادل نامه بين گونه هاي مختلف اتوماسیون اداری می‌باشد. اين پروتكل توسط كار گروهي از شركتهاي نرم افزاري توليد كننده اتوماسیون اداری و سازمان نظام صنفي رايانه‌اي استان تهران تدوين شده است.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وبنرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

با استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب شما می‌توانید در بیرون محیط كار همانند محيط كار، از امكانات ثبت نامه‌ (وارده، صادره، داخلی)، مشاهده و پیگیری نامه های ارسال شده، ارجاع كار به سایر كاركنان سازمان، جستجو روی نامه‌ها  استفاده نمایید.

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه

آخرين نكته اينكه با بررسي قيمت نرم‌افزارهای اتوماسيون اداری رقيب، قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه نسبت به قیمت ساير نرم افزارهاي اتوماسیون اداری مشابه مناسبتر مي‌باشد.

تشخيص اشتباه خريد نرم افزار اتوماسيون اداري و نرم افزار BPMS

 در برخي از مواقع انتظاري كه مشتري از سیستم اتوماسیون اداری دارد فراتر از ساماندهي مكاتبات است و تمايل دارد در كليه حوزه‌ها، سازمان خود را paperless كند. اين مواقع معمولا بدليل عدم شناخت نرم‌افزار و يا غير حرفه‌اي بودن فروشنده اين انتظار را به وجود مي‌آورد که علاوه بر ساماندهی مکاتبات، فرایندهای سازمان نیز نرم افزاری و مکانیزه شود. برای پرهیز از این اشتباه مقاله تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار  BPMS را مطالعه فرمایید.

مطالب مرتبط با نرم افزار اتوماسیون اداری

This Post Has 98 Comments

  1. varjavandadmin

    با درود. محدودیتی روی تعریف چارت سازمانی در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه وجود ندارد. میتوان دسترسی ارجاع را بر اساس روابطی که در چارت سازمانی است تعریف کرد. با تغییر سمت یک شخص و یا تغییر چارت سازمانی سوابق بر اساس ابزارهایی که در بخش مدیریت سیستم نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد بروز میشود. اینکه چه سیاستی برای انتقال کارتابل دارید توسط خود شما در نرم افزار اتوماسیون ادار تعریف میشود.
    با سپاس

  2. راحله ربانی

    با سلام/ آیا در نرم افزار اتوماسیون کتیبه امکان تعریف چارت سازمانی به صورت نامحدود وجود دارد؟ آیا در نر م افزا راتوماسیون اداری میتوان دسترسی را بر اساس چارت سازمانی تعریف نمود ؟ با تغییر چارت سازمانی چه بلایی سر کارتابل میآید؟

  3. varjavandadmin

    با درود. نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه خودش دارای کنسول دریافت ایمیل یا پست الکترونیکی است. نیاز به نرم افزار جداگانه ای نیست. در مورد ماژول outlook که در سایت معرفی شده است یک plug in است که توسط واحد تولیذ شرکت ورجاوند ارائه شده است. ما خودمان outlook که ننوشتیم (چرخ را دوباره اختراع نکردیم) و فقط به آن لینک میشویم. با نصب این plug in در outlook شما یه بخش اضافه میشود که درج نامه در نرم افزار اتوماسیون اداری است.
    با سپاس

  4. محمد ایوبی

    با سلام و تشکر از مطالب سایتتان
    من سوالی در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری داشتم. آیا در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه برای استفاده از دریافت ایمیل (پست الکترونیکی) نیاز به نرم افزار جداگانه است؟ ماژول Outlook که در سایت معرفی کردید چگونه است؟ یعنی شما خودتان نرم افزار outlook نوشتید؟ اگر نامه ای در outlook باشد قابل درج در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه هست؟
    ممنون میشم پاسخ دهید
    ایوبی

  5. varjavandadmin

    با درود.
    بله امکان تعریف امضاء الکترونیکی رو نرم افزار اتوماسیون وجود دارد. پس از تایید نامه امکان درج امضاء شخص تایید کننده یا فرستنده نامه یا هر کس دیگری که شما تمایل دارید، وجود دارد.
    در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه امکان چاپ درختواره گردش نامه یا همون درختواره ارجاعات با توجه به فرمت و شکلی که کاربر نیاز دارد قابل انجام است.
    با سپاس

  6. مرجان اسماعیلی

    با سلام. آیا در نرم افزار اتوماسیون اداری شما امکان تعریف امضا الکترونیکی وجود دارد؟
    آیا میتوان در نرم افزار اتوماسیون اداری از مراحل گردش نامه نسخه چاپی گرفت؟

  7. varjavandadmin

    با سلام. بله.امکان گزارش سازی وجود دارد. البته یک گزارش جامع در نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد که روی هر چیزی که بخواهید میتوانید گزارش بگیرید. الگوهای متنی هم از طریق word ساخته میشود. البته غیر از امکان استفاده از word برای ثبت نامه ها امکان استفاده از ویرایستار داخلی هم وجود دارد که بدون نیاز به office قابل بهره برداری است.

  8. محمد یوسفی

    با سلام.
    آیا در نرم افزار اتوماسیون اداری شما امکان ساخت گزارش وجود دارد؟
    آیا در نرم اغراز اتوماسیون شما امکان تعریف الگو و یا Template وجود دارد؟ آیا این الگوها از جنس فایلهای office است؟
    ویراستار داخلی نرم افزار اتوماسیون هم دارید یا اینکه از word بیاستی استفاده شود؟
    با تشکر

  9. varjavandadmin

    با درود.
    ۱- در مورد ارسال پیامک اگر پنل sms داشته باشید این امکان هم در نرم افزار اتوماسیون اداری موجود است و هم در نرم افزار Bpms. اینکه چطور sms و کی بیاید را مشخص کنید برایتان تنظیم میشود.
    ۲- امکان دریافت و ارسال پست الکترونیکی در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه وجود دارد.
    ۳- ECE هم توسط نرم افزار کتیبه پشتیبانی میشود.
    ۴- محدودیتی روی تعریف تعریف چند شرکت ندارد.
    با سپاس

  10. ali alizadeh

    سلام
    آیا در نرم افزار اتوماسیون اداری شما این امکانات را دارد؟
    ۱- در خصوص ارسال پیامک (SMS)
    ۲- امکان ارتباط با پست الکترونیکی؟
    ۳- ECE
    ۴- چند شرکتی

  11. varjavandadmin

    با درود. اتفاقا در همین روزها شخصی با ما تماس داشت که میگفت قیمت نرم افزار اتوماسیون اداریتان را بر اساس این روش قیمت ارسال کنید و تقریبا شبیه به همان مواردی بود که شما فرمودید.
    به نظر ما امکان ارسال فکس و ایمیل بایستی در نرم افزار اتوماسیون اداری وجود داشته باشد . منظور ار کارتابل هوشمند اگر منظور تعریف Rule و این موارد باشد در سیستم ما هم وجود دارد و نیاز به پرداخت هزینه جداگانه نیست. البته روی فرم ساز مساله کمی فرق می کند به نظر ما به عنوان یک option قابل ارائه خواهد بود و الزامی به داشتن آن در نرم افزار اتوماسیون اداری نیست.
    با سپاس

  12. محمد جعفری

    با سلام. ما دنبال خرید نرم افزار اتوماسیون اداری هستیم. از چند شرکت هم قیمت گرفتیم. ولی روشهای قیمت دادن برخی خیلی متفات است مثلا ابزارهای فرمساز ساده، پیشرفته، کارتابل هوشمند، استفاده از فکس و ایمیل را در داخل option دیدند. مگر نباید به صورت پیش فرض این قابلتها در نرم افزار اتوماسیون وجود داشته باشد؟

  13. varjavandadmin

    با درود.
    اول اینکه امکان استفاده از فرمهای مرخصی و ماموریت (ساعتی و روزانه) به همران تعریف workflow و استفاده گزارش آن در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه وحود دارد و نیازی به خرید و پرداخت هزینه پنهان نیست.
    اما در مورد سوال اول اینکه به صورت پیش فرض امکان ارتباط و لینک با سیستم ساعت زنی به صورت پیش فرض وجود ندارد. در صورتیکه از ابزارهای bpms ما استفاد کنید اینکار میسر است ولی در صورتیکه نمیخواهید Bpms بخرید به صورت نفر ساعتی این کار برایتان قابل انجام است. به همه سیستمهای ساعت زنی هم وصل میشویم و خیلی مهم نیست از کدام شرکت میخرید فقط اجازه دسترسی خواندن اطلاعات بایستی از نرم افزار آنها بایستی به ما داده شود. بقیه کار را ما خودمان برایتان انجام میدهیم.

  14. الهام فرهادی

    سوالی در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری داشتم. آیا در نرم افزار اتوماسیون اداری شما (کتیبه) امکان ارتباط با ساعت زنی و مشاهده کارکرد پرسنل وجود دارد؟ فرایندهای مرخصی و ماموریت آیا قابل تعریف است یا اینکه ماژولی جداگانه بایستی خریداری شود؟

  15. varjavandadmin

    با درود.
    بله. شما در نرم افزار اتوماسیون اداری میتوانید فایلهای پیوست را محدود کنید (چه به لحاظ حجم و چه به لحاظ نوع فایل) و البته به صورت پیش فرض این محدودیت وجود ندارد و خودتان میتوانید محدود کنید. فایلها بیرون از بانک اطلاعاتی به صورت رمز شده نگهداری میشود. امکان پشتیبانی هم از طریق job صورت میگیرد و خودکار است.

  16. علی ابراهیمی

    سلام.
    سوالی در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری شما داشتم. آیا در نرم افزار اتوماسیون اداری شما قابل محدود کردن فایلهای پیوست وجود دارد یا خیر؟ آیا پیوستها در بانک اطلاعاتی ذخیره میشود؟ نحوه پشتیبانی گیری (نسخه Backup) چگونه است؟

  17. varjavandadmin

    با درود. بله. امکان تعریف تعداد نامحدود دفتر اندیکاتور در نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد. در تعریف تعداد صفر نیز همانجا که دفتر اندیکاتور تعریف میشود مشخص است.

  18. زهرا مهری

    با سلام. آیا در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه امکان تعریف تعداد نامحدود دفتر اندیکاتور وجود دارد؟ آیا امکان تعریف تعداد صفر پشت شماره سریالها وجود دارد یا خیر؟
    با تشکر

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *