نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت است مجموعه عملیات نرم افزاری و سخت افزاری در راستای بهبود و ساماندهی امور مرتبط با مکاتبات سازمان.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری؟

امروزه اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برکسی پوشیده نیست. اما به طور کلی مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری شامل موارد زیر است:

• تسهیل و تسریع در دسترسی به مکاتبات صادره، وارده، داخلی و متعلقات آن نظیر ضمائم، تصویر و … .
• جلوگیری از گم شدن و از بین رفتن نامه‌ها.
• نظارت بر روند تولید مکاتبات سازمان.
• تبدیل بایگانی فیزیکی به یک بایگانی مدرن و پویا.
• وحدت رویه استانداردسازی امور مکاتبات همانند ظاهر نامه‌ها، روشهای شماره گذاری و دستورالعملهای ارتباطی واحدها.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری كتیبه؟

با جستجوی کلمه “نرم افزار اتوماسیون اداری”، تعداد زیادی نرم افزار در نتیجه جستجو نمایان می‌شود. با این همه نتیجه، پیدا کردن نرم افزار اتوماسیون اداری برای جستجوگر سخت می‌شود. ولی چه چیزی باعث می‌شود نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه نسبت به سایر اتوماسیونهای اداری متمایز باشد؟ این تمایز، کیفیت مناسب خدمات و امکانات زیاد نرم افزار کتیبه است که حاصل بیش از ۱۵ سال تحقیق در حوزه نیازهای مشتریهاست. در مجموع با توجه به امکانات اتوماسیون اداری کتیبه، می‌توان گفت اتوماسیون اداری کتیبه یکی از کامل‌ترین و جامع‌ترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ایران است. ۱۰ دلیل برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه را ببینید اما قابلیت‌های متمایز نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه را می‌توان به شرح ذیل اعلام نمود:

• ساده و روان بودن: مهمترین ویژگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری كتیبه، ساده و روان بودن است. افراد با هر سطح دانش بایستی بتوانند استفاده مناسب از سیستم داشته باشند.
• بهره برداری از ۳ وضعیت ویندوزی، تحت وب و offline
• فرایند آموزش: فرایند آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری در فضایی کاملا رویداد گرا متناسب با نیاز مشتری قابل ارائه خواهد بود.
• پشتیبانی مناسب: فرایند پشتیبانی مناسب نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه مهمترین ویژگی نرم افزار است.
• سرعت مناسب: یکی از مشکلات نرم افزارهای اتوماسیون اداری، کند شدن استفاده از آن با توجه به افزایش حجم اطلاعات و همزمانی استفاده از آن است. سرعت مناسب بدون در نظر گرفتن حجم بالای اطلاعات و میزان همزمانی استفاده از سیستم یكی دیگر از ویژگی‌های مثبت سیستم اتوماسیون اداری كتیبه است. نگران حجم بالای اطلاعات نباشید. ما بدون آرشیو کردن نامه‌ها، امکان دسترسی راحت و سریع به نامه‌ها را به شما می‌دهیم.
• قابلیت چند شرکتی و پروژه محور: پشتیبانی از چند شرکتی و تعریف نحوه ارتباط شرکتها با هم و چارت سازمانی مستقل دیگر قابلیت جذاب نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه است. امکان تعریف پروژه‌ها و استفاده از آن در فضای کل نرم افزار برای شرکت‌های پروژه محور مطلوب است.
• امکان تبدیل متن نامه تایید شده به تصویر جهت جلوگیری از تغییر سهوی نامه با دسترسی تصحیح نامه.
• حداقل سخت افزار: کمینه نیازهای سخت افزاری نسبت به سایر نرم افزارهای اتوماسیون اداری، هزینه کمتری را به خریدار در جهت تامین سخت افزار تحمیل می‌کند.
• استفاده جداسازی ضمائم و تصاویر: امکان جداسازی اطلاعات فایلهای ضمائم و تصاویر در صورت نیاز مشتری، از سرور اصلی وجود دارد. ضمائم همه به صورت رمز شده در دسترس است.
• ارتباط با Active Directory ویندوز: راهبر سیستم می‌تواند با فراخوانی اطلاعات از Active directory امکان استفاده از Policy امنیتی ویندوز سرور را در تعریف کاربر داشته و کاربران با همان نام کاربری و کلمه رمز ویندوز به نرم افزار اتوماسیون اداری وارد شوند.
• تعریف و استفاده از کلیدواژه سازی و هشتک گذاری به صورت درختی و هوشمند و هدایت کاربران در جهت انتخاب کلیدواژه های مناسب.
• امکان تعریف یادآوری و مدیریت تقویم: در اتوماسیون اداری کتیبه قابلیت ایجاد کار با امکان تعریف آلارم وجود دارد. مدیریت تقویم نمایه‌ای کامل از کارهای ماهانه شما را ارائه می‌دهد.
• ماژول مستندسازی: قابلیت ساخت ساختار درختی و درج گونه های مختلف مدرک در سیستم امکان پذیر است.
• یکپارچگی با نرم افزار BPMS کتیبه قابلیت دیگر نرم افزار اتوماسیون کتیبه است که بدون احساس نیاز به تغییر سیستم، سازمان شما را از کاربر اتوماسیون اداری به کاربر اتوماسیون سازمانی فرایندی ارتقاء می‌دهد.
• یکپارچه با نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) کتیبه.

ويدئو معرفي ۱۰ قابليت نرم افزار اتوماسيون اداري کتيبه

روند بروز شدن نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه

روند کاری شرکت برای زنده نگه داشتن اتوماسیون اداری کتیبه ارائه نسخه‌های جدید نرم افزار است. این نسخه حاصل تحقیق واحد طرح و توسعه (R&D) شرکت ورجاوند و یا درخواست امکانات جدیدی است که از سوی مشتریان به شرکت اعلام می‌گردد. این نسخه‌ها به صورت رایگان در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد.

دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی

ویژگی عمومی دبیرخانه الکترونیکی رابط کاربری راحت و استفاده ساده برای هر نوع کاربر با هر سطح علمی است.ثبت نامه های صادره، وارده و داخلی و …

اتوماسیون اداری امن

• امنیت، قابلیت اطمینان، قابلیت سنجش بالا.
• پشتیبانی از روشهای رمزنگاری و هویت شناسی استاندارد.
• الگوریتمهای رمزنگاری فایلها و ضمائم.

اتوماسیون اداری offline

از كاربردهایی این بخش استفاده از امكانات اتوماسیون اداری در جلسات بیرون از شركت و یا در محل‌هایی كه امكان برقراری ارتباط با سرور اصلی شركت نیست و یا امکان استفاده از اتوماسیون اداری وب بیس وجود ندارد.

قابل اجرا روی موبایل و تبلت

مدیران سازمان ها و كاربران موبايلها و تبلتها می‌توانند اتوماسیون اداری خود را استفاده نمايند. به کمک نرم افزار وب بیس کتیبه علاوه بر مکاتبات، فرم‌های سازمانی طراحی شده با فرم‌ساز نیز قابل استفاده در موبایل و تبلت خواهد بود.

اتوماسیون اداری پروژه محور

با استفاده از تجربه‌ای بدست آمده‌ از همکاری با شرکتهای مهندسین مشاور و پیمانکار، ویژگیهایی در سیستم وجود دارد که نرم افزار کتیبه از یک نرم افزار اتوماسیون اداری به یک نرم افزار اتوماسیون مهندسی (اتوماسیون مهندسین مشاور و پیمانکار) و پروژه محور مبدل شده است.

یکپارچه با نرم افزار مدیریت فرایند

با توجه به وجود رابط کاربری واحد بین نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS، کاربر می‌تواند در یک رابط کاربری از نامه‌ها، فرم‌ها، کارها و سایر موارد مرتبط بهره برداری کند.

پشتیبانی از پروتکل ECE

پروتكل ECE يا Electronic Correspondence Exchange Protocol يك پروتكل ملي و ايراني براي تبادل نامه بين گونه‌هاي مختلف اتوماسیون اداری است. اين پروتكل توسط كار گروهي از شركت‌های نرم افزاری توليد كننده اتوماسیون اداری و سازمان نظام صنفي رايانه‌اي استان تهران تدوين شده است.

ابزار هشتک گذاری هوشمند

با استفاده از ابزارهای تعبیه شده همانند هشتگ گذاری و تولید کلیدواژه‌های هوشمند درختی، کاربران با داشتن کمترین دانش و میزان خبرگی، با ورود اطلاعات هدایت شده، به سمت خلق پایگاه دانش حرکت می‌کنند.

فرایند آموزش و استقرار رویدادگرا

شرکت ورجاوند، با ایجاد یک تیم كمیته راهبری و مهندسی فرایند متشكل از مدیران پروژه مجرب ورجاوند و تیمی فعال از مشتری، نقشه راهی را ترسیم می‌كند و با استفاده از این نقشه راه، قدم به قدم آموزش و فرایند استقرار را پیش می‌برد.

مدیریت فکس و پست الکترونیکی

با استفاده از اتوماسیون اداری مدیریت فکسها و پست الکترونیکی بدون نرم افزار جانبی میسر خواهد شد.محدودیتی روی تعریف پستهای الکترونیکی وجود ندارد.

ابزار فرم‌ساز و مدیریت گردش كار لایت

سیستم فرم‌ساز و مدیریت گردش كار لایت ابزاری در جهت تعریف فرمهای سازمانی ساده منطبق با روالهای ایزو (ISO) است. با کمک این ابزار شما قادرید بدون داشتن دانش انفورماتیک، فرم‌های مورد نیاز خود را طراحی کنید.

نرم افزار اتوماسیون اداری و ارتباط با Outlook

كتيبه داراي گزينه‌اي به عنوان ارتباط با نرم افزار outlook است. به كمك اين گزينه شما قادر خواهيد بود بدون محدوديت روي نسخ مختلف نرم افزار Microsoft outlook را جهت تبادل مكاتبات مورد استفاده قرار دهيد.

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه

آخرين نكته اينكه با بررسي قيمت نرم‌افزارهای اتوماسيون اداری رقيب، قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه نسبت به قیمت ساير نرم افزارهاي اتوماسیون اداری مشابه مناسبتر است. اتوماسیون اداری کتیبه هیچ هزینه پنهانی ندارد.

تشخيص اشتباه خريد نرم افزار اتوماسيون اداري و نرم افزار BPMS

در برخي از مواقع انتظاري كه مشتري از سیستم اتوماسیون اداری دارد فراتر از ساماندهي مكاتبات است و تمايل دارد در كليه حوزه‌ها، سازمان خود را paperless كند. اين مواقع بدليل عدم شناخت نرم‌افزار يا غير حرفه‌اي بودن فروشنده انتظار ساماندهی فرایندهای سازمان نیز به وجود می‌آید. برای پرهیز از این اشتباه مقاله تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار  BPMS را مطالعه فرمایید.

مطالب مرتبط با نرم افزار اتوماسیون اداری

• نرم افزار اتوماسیون اداری و کاهش هزینه
• مشخصات نرم افزار اتوماسیون اداری خوب
• تفاوت اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS
• گام به گام به سوی بخش تعالی سازمانی بخش اول
• گام به گام حرکت به سوی تعالی سازمانی بخش دوم
• گام به گام حرکت به سوی تعالی سازمانی بخش سوم
• گام به گام حرکت به سوی تعالی سازمانی بخش چهارم
• ارتباط اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت گردش کار
• نرم افزار اتوماسيون اداري ویژه شعب و کارگاه‌ها
• گزارش عملکرد پرسنل با نرم افزار اتوماسیون اداری
• نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان
• مزایای اتوماسیون اداری بخش ۱: ساماندهی الگوهای مكاتباتی
• مزایای اتوماسیون اداری بخش ۲: نظم‌دهي و نظارت بر ارتباطات
• مزایای اتوماسیون اداری بخش ۳: نظارت بر تكميل نامه
• اتوماسیون اداری و انتشار اطلاعات (Replication)
• نمونه RFP نرم افزار اتوماسیون اداری
• نقش اتوماسیون اداری در میزان افزایش ارباب رجوع و مشتری
• ۱۰ دلیل برتری نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه
• مدیریت تقویم در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه 
• تولید روشهای شماره گذاری متنوع روی نامه ها در نرم افزار اتوماسیون اداری (Numbering Procedure )
• جستجوی ماتریسی و چند بعدی در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه
• روش آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری
• نقش نرم افزار اتوماسیون اداری در چابکی سازمات فروش
• ۱۰ نکته طلایی خرید نرم افزار اتوماسیون اداری
• تولید کلید واژه در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه
• راهکار کاهش مقاومت سازمانی در استفاده از اتوماسیون اداری
• دلایل یکپارچگی نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS
• امنیت در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه
• نقش نرم فزار اتوماسیون اداری در دوران دورکاری کرونایی
• مفهوم چند شرکتی در اتوماسیون اداری کتیبه
• نرم افزار اتوماسیون اداری، EDMS و BPMS، پکیج مناسب شرکتهای EPC
• نرم افزار بایگانی
• خلق پایگاه دانش با هدایت کاربران اتوماسیون اداری
• چالش ساخت اتوماسیون اداری با نرم افزار BPMS
• پردازش تولید خودکار نامه با BPMS
• خودکارسازی کارها با اتوماسیون اداری ؟!