چطور سیستم مدیریت خرید و تدارکات با BPMS تولید می‌شود؟

یکی از فرایندهای پر کاربرد و عمومی در سازمان، فرایندهای مرتبط با خرید است. معمولا فرایند خرید با توجه به نوع نیازهای شرکتها به گونه‌های مختلفی از جمله خرید عمومی، اقلام ماشین آلاتی، خرید اقلام مهندسی، خرید خدمات پیمانکاری و … تقسیم می‌گردد. البته ما در این بخش خیلی به بیان جزئیات مرتبط با این فرایندها نمی‌پردازیم. ولی بخشهای عمومی که از دید یک مسئول خرید مهم است را بیان کرده و در ادامه توضیح خواهیم داد که چگونه با تولید سیستم مدیریت خرید و تدارکات با BPMS ، شما را از خرید نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات جزیزه‌ای و غیرپویا بی‌نیاز خواهد کرد.

فرض کنید فرایندی برای تشخیص تامین کننده (Vendor) مناسب وجود داشته باشد. در این فرایند اطلاعات تامین کننده‌ها ثبت شده و بر اساس شاخصهای ارزیابی، رتبه‌بندی می‌شود. موارد ذیل برخی از شاخصهایی است که در شرکتهای مختلف وجود دارد:

• زمان ارائه خدمات و تحویل کالا
• کار با استاندارهای جهانی و داخلی
• وجود نیروهای متخصص و کفایت علمی کارمندان
• خوشنامی
• نحوه برخورد
• تاییدیه‌های سازمانهای بالا دستی
• نزدیکی محل
• توان جابجایی نقدینگی و خدمات بانکی
• داشتن ماشین آلات و تجهیزات
• سوابق مرتبط قبلی
• توان مالی
• کیفیت خدمات گارانتی

این شاخصها هر کدام دارای وزنی است که بعد از محاسبه جمع امتیازات از روی شاخصها، امتیاز نهایی تامین کننده بدست می‌آید. به طور طبیعی این شاخصها برای انتخاب یک تامین کننده مناسب مورد استفاده قرار می‌گیرد. در فرایند دیگر، فرم درخواست خرید وجود دارد که بایستی اطلاعات تامین کننده را فراخوانی کند. نکته مهم در این خصوص امکان انتخاب تامین کننده‌هایی است که دارای امتیاز نهایی مناسب است. به بیان دیگر تامین کنندگانی که به هر دلیل امتیاز ارزیابی خوبی نداشته باشند نبایستی قابل انتخاب باشند و سیستم اجازه انتخاب آنها را نخواهد داد. سناریوی گردش و حرکت این فرایند هم می‌تواند به اشکال مختلف باشد. به عنوان مثال یک سناریوی خرید برای شرکتهای مهندسی پروژه محور است. فرایند خرید با توجه به درخواستی از سوی هر پروژه می‌آید بایستی برای افراد مرتبط با پروژه ارسال گردد. ممکن است برای هر پروژه، مسئول درخواست معرفی گردد. عملیات صدور چک و مباحث مالی نیز می‌تواند به عنوان بخشی از سناریوی کاری در نظر گرفته شود. در نهایت هم مدیریت تمایل دارد گزارشهای مورد نیاز خود را از سیستم استخراج کند. به عنوان مثال ببیند در هر پروژه چه کالاهایی بیشتر مصرف شده و یا درخواست مورد نظر، در چه مرحله‌ای است. برخی از ضوابط و قواعد کاری ممکن برای این فرایند پیش بیاید می‌تواند به شرح ذیل باشد: ممکن است برای هر واحد یا شخص و یا کارگاه سقف مشخصی کالا در واحد زمانی معین در نظر گرفته شده باشد. همچنين ممکن است ارتباطی بین نوع کالای مورد نظر و تامین کننده آن وجود داشته باشد. به عنوان مثال برای درخواست خرید اقلام کامپیوتری بایستی فقط تامین کنندگان قطعات کامپیوتری ظاهر شوند.

اجرای سیستم مدیریت خرید و تدارکات با BPMS :

در فاز اول ۲ فرم توسط موتور فرم ساز ساخته می‌شود. فرم اول، فرمی در خصوص ورود اطلاعات تامین‌کنندگان. با این فرم بایستی بتوان اطلاعات تامین کننده تا هر سطحی که تمایل داشته باشید را وارد نمود. نوع صنعتی که تامین کننده قادر به ارائه آن است به همراه نمره ارزشیابی بایستی در این سیستم تعریف گردد. فرم بعدی که در رابطه با این فرایند ساخته می‌شود، فرم درخواست خرید است. این فرم دارای یک ساختار یک به چند می‌باشد. در این گونه ساختارها استفاده از جدول با تعداد ردیف نامحدود پیش بینی می‌شود(همانند فرم فاکتور فروش و یا فرم سند حسابداری که یک بخش header فرم است و ردیفها در یک جدول ساخته می‌شود). در این فرم اجازه فراخوانی تامین کننده از فرم ۱ بایستی در هر ردیف وجود داشته باشد. در فاز دوم سناریوی گردش فرایند توسط موتور گردش کار (Workflow Engine) ساخته می‌شود. هدف از طراحی سیستم گردش کار، خودکار سازی و کنترل گردش کارهای موجود در این فرایند است. به کمک این بخش، شما قادر خواهید بود تمامی ضوابط و قواعد کاری که در بخشهای قبلی توضیح داده شد را پیاده کنید. در آخرین مرحله نیز جهت اطلاع از وضعیت این فرایند و گزارشهای مورد نیاز، با استفاده از ابزار گزارش ساز این کار مقدور خواهد بود.

اجرای دقیق آئین نامه معاملات :

یکی از زیر فرایندهای مهم در خرید، آئین نامه و انطابق آن با فلوچارتهای موجود در BPMS است. در آئین نامه ها معمولا بر اساس نوع خرید و  مقدار و قیمت رویه هایی وجود دارد که اجرای آن نیازمند یک گردش کار خبره است. در هر قسمت از گردش کار امکان پیاده سازی دستورات شرطی وجود دارد که با استفاده از آن و سایر ویژگیهایی که در نرم افزار BPMS پیش بینی شده است، امکان اجرای دقیق آئین نامه معاملات و خرید وجود دارد. به عنوان مثال برای خرید برخی از اقلام مورد نیاز شرکت، بایستی مجوز لازم برا اساس مبلغ کالا در نظر کرفته شود و یا اینکه برای خرید برخی از کالا و خدمات بایستی مناقصه با شرایط خاصی برگزار گردد.

جمع بندی :

با توجه به موارد عنوان شده مزیت اصلی اجرای سیستم مدیریت خرید و تدارکات با BPMS بومی سازی و اختصاصی کردن این فرایند نسبت به محصولات آماده ای است که در بازار ارائه می‌شود. فرایند مدیریت خرید و تدارکات از نوع فرایندهایی است که با BPMS خیلی روان اجرا می‌گردد. همچنین با توجه به اینکه این فرایند یکی از فرایندهای مهم در بیشتر شرکتها و سازمانها است، الگوهای ساخته شده زیادی که با نرم افزار BPMS کتیبه ساخته شده قابل ارائه به مشتریهای عزیز بوده و نیازی به طراحی از ابتدا نخواهد بود. تنها در صورت نیاز مشتری بازطراحی با کمترین زمان ممکن صورت می‌گیرد.