چطور سیستم مدیریت خرید و تدارکات با BPMS تولید می‌شود؟
یکی از فرایندهای پر کاربرد و عمومی در سازمان فرایندهای مرتبط با خرید می‌باشد. معمولا فرایند خرید با توجه به نوع نیازی شرکت به گونه‌های مختلفی از جمله خرید عمومی، اقلام ماشین آلاتی، خرید اقلام مهندسی و … تقسیم گردد. البته ما در این بخش خیلی به بیان جزئیات مرتبط با این فرایندها نمی‌پردازیم. ولی بخشهای عمومی که از دید یک مسئول خرید مهم است را بیان می‌کنیم و در ادامه توضیح خواهیم داد که چگونه نرم افزار BPMS شما را از خرید نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات بی نیاز خواهد کرد.
فرض کنید فرایندی برای تشخیص تامین کننده (Vendor) مناسب وجود داشته باشد. در این فرایند اطلاعات تامین کننده‌ها ثبت شده و بر اساس شاخصهای ارزیابی، رتبه‌بندی می‌شود. موارد ذیل برخی از شاخصهایی است که در شرکتهای مختلف مشاهده شده است:
- زمان ارائه خدمات و تحویل کالا
- کار با استاندارهای جهانی و داخلی
- وجود نیروهای متخصص و کفایت علمی کارمندان
- خوشنامی
- نحوه برخورد
- تاییدیه‌های سازمانهای بالا دستی
- نزدیکی محل
- توان جابجایی نقدینگی و خدمات بانکی
- داشتن ماشین آلات و تجهیزات
- سوابق مرتبط قبلی
این شاخصها هر کدام دارای وزنی است که بعد از محاسبه جمع امتیازات از روی شاخصها، امتیاز نهایی تامین کننده بدست می‌آید. به طور طبیعی این شاخصها برای انتخاب یک تامین کننده مناسب مورد استفاده قرار می‌گیرد. در فرایند دیگر، فرم درخواست خرید وجود دارد که از بایستی اطلاعات تامین کننده را فراخوانی کند. نکته مهم در این خصوص امکان انتخاب تامین کننده‌هایی است که دارای امتیاز نهایی مناسب باشند. به بیان دیگر تامین کنندگانی که به هر دلیل امتیاز ارزیابی خوبی نداشته باشند نبایستی قابل انتخاب باشند و سیستم اجازه انتخاب آنها را نداشته باشد. سناریوی حرکتی این فرایند هم می‌تواند به اشکال مختلف باشد. به عنوان مثال یک سناریوی خرید برای شرکتهای مهندسی پروژه محور می‌باشد. فرایند خرید با توجه به درخواستی از سوی هر پروژه می‌آید بایستی برای افراد مرتبط با پروژه ارسال گردد. ممکن است برای هر پروژه، مسئول درخواست معرفی گردد. عملیات صدور چک و مباحث مالی نیز می‌تواند به عنوان بخشی از سناریوی کاری در نظر گرفته شود. در نهایت هم مدیریت تمایل دارد گزارشهای مورد نیاز خود را از سیستم استخراج کند. به عنوان مثال ببیند در هر پروژه چه کالاهایی بیشتر مصرف شده و یا درخواست مورد نظر، در چه مرحله‌ای می‌باشد. برخی از ضوابط و قواعد کاری که ممکن برای این فرایند پیش بیاید می‌تواند به شرح ذیل باشد: ممکن است برای هر واحد یا شخص و یا کارگاه سقف مشخصی کالا در واحد زمانی معین در نظر گرفته شده باشد. همچنين ممکن است ارتباطی بین نوع کالای مورد نظر و تامین کننده آن وجود داشته باشد. به عنوان مثال برای درخواست خرید اقلام کامپیوتری بایستی فقط تامین کنندگان قطعات کامپیوتری ظاهر شوند.
اجرای سیستم مدیریت خرید و تدارکات به کمک نرم افزار BPMS :
در فاز اول ۲ فرم توسط موتور فرم ساز ساخته می‌شود. فرم اول، فرمی در خصوص ورود اطلاعات تامین‌کنندگان. با این فرم بایستی بتوان اطلاعات تامین کننده تا هر سطحی که تمایل داشته باشید را وارد نمود. نوع صنعتی که تامین کننده قادر به ارائه آن است به همراه نمره ارزشیابی بایستی در این سیستم تعریف گردد. فرم بعدی که در رابطه با این فرایند ساخته می‌شود، فرم درخواست خرید است. این فرم دارای یک ساختار یک به چند می‌باشد. در این گونه ساختارها استفاده از جدول با تعداد ردیف نامحدود پیش بینی می‌شود(همانند فرم فاکتور فروش و یا فرم سند حسابداری که یک بخش header فرم است و ردیفها در یک جدول ساخته می‌شود). در این فرم اجازه فراخوانی تامین کننده از فرم ۱ بایستی در هر ردیف وجود داشته باشد. در فاز دوم سناریوی حرکتی فرایند توسط موتور گردش کار (Workflow Engine) ساخته می‌شود. هدف از طراحی سیستم گردش کار، خودکار سازی و کنترل گردش کارهای موجود در این فرایند می‌باشد. به کمک این بخش، شما قادر خواهید بود تمامی ضوابط و قواعد کاری که در بخشهای قبلی توضیح داده شد را پیاده کنید. در آخرین مرحله نیز جهت اطلاع از وضعیت این فرایند و گزارشهای مورد نیاز، با استفاده از ابزار گزارش ساز این کار مقدور خواهد بود.
اجرای دقیق آئین نامه معاملات :
یکی از زیر فرایندهای مهم در خرید، آئین نامه و انطابق آن با فلوچارتهای موجود در BPMS است. در آئین نامه ها معمولا بر اساس نوع خرید و مقدار و قیمت رویه هایی وجود دارد که اجرای آن نیازمند یک گردش کار خبره می باشد. در هر قسمت از گردش کار امکان پیاده سازی دستورات شرطی وجود دارد که با استفاده از آن و سایر ویژگیهایی که در نرم افزار BPMS پیش بینی شده است، امکان اجرای دقیق آئین نامه معاملات و خرید وجود دارد. به عنوان مثال برای خرید برخی از اقلام مورد نیاز شرکت، بایستی مجوز لازم برا اساس مبلغ کالا در نظر کرفته شود و یا اینکه برای خرید برخی از کالا و خدمات بایستی مناقصه با شرایط خاصی برگزار گردد.
