گردش مدارک فنی مهندسی در نرم افزار BPMS

گردش مدارک فنی و مهندسی در نرم افزار BPMS کتیبه چگونه است؟

قبل از اینکه مدرک در واحد DCC با توجه به استانداردهای تعریف شده قرار بگیرد، در صورتیکه خود سازمان تولید کننده مدرک باشد، بایستی سناریویی جهت تولید و گردش مدارک فنی و مهندسی وجود داشته باشد. معمولا در سازمانها از این گردش به نام “ماتریس گردش مدارک فنی” یا “ماتریس دورگردانی یا ماتریس دست گردانی مدرک “نام می‌برند و توقع بر این است در صورت استفاده از یک نرم افزار گردش کار، ضوابط این ماتریس در نرم افزار قابل پیاده‌سازی باشد. اصولا یک مدرک با وجود اینکه توسط دیسیپلین خاصی تولید می‌شود ولی به دلیل ارتباط با سایر دیسیپلین‌ها، بایستی نقطه نظرات آنها نیز در تولید و تهیه مدرک در نظر گرفته شود. ضمن اینکه بایستی سایر دیسیپلین‌های پروژه نیز در جریان روند تولید و ارسال نسخ مدرک باشند.

• در ابتدا بایستی فرمی طراحی شود که در برگیرنده اطلاعات مهم با قابلیت جستجو باشد. این اطلاعات شامل نام پروژه، کد مدرک، نام مدرک، تاریخ ایجاد مدرک، مشخصات مدرک همانند Datasheet، Report، Specification و … به همراه دیسیپلین (Discipline)، دسته بندی (Category) و سایر مشخصات مدرک خلاصه می‌شود.
• در مرحله بعدی بایستی ماتریس گردش کار مدارک فنی ایجاد شود. به بیان دیگر بایستی یک Workflow پویا بر اساس مشخصات مدرک ساخته شود. مثلا اگر مدرک با دیسیپلین Mechanical بود بایستی به سمت بخش Mechanical خودکار ارجاع شود. ممکن باشد مدرک با توجه به مشخصات آن و پروژه تخصیص داده شده با آن نیاز به ارائه نقطه نظر (Comments) از سوی سایر دیسیپلین‌ها را نیز داشته باشد. بایستی امکان ثبت نقطه نظرات در هر مرحله در این فرایند وجود داشته باشد. همچنین مشخص شود هر بخش چه نظری و در چه تاریخی داده است. امکان Approve و Reject کردن مدرک در هر مرحله وجود دارد.
• معمولا نقش واحد به عنوان واحد هماهنگ کننده (Coordinator) نیز در گردش کار مدارک مهندسی دیده می‌شود. به لحاظ سازمانی این واحد معمولا بالاتر از واحدهای مرتبط با دیسپلین‌ها قرار دارد. ممکن است این بخش نیز نظرات خاص خود در مورد مدرک داشته باشد. پس بایستی در گردش کار حتما ارتباط بین دیسیپلین‌ها و واحد هماهنگ کننده دیده شده باشد.
• در مرحله بعدی معمولا مدرکی که Approve (تایید) شده باشد به واحد DCC انتقال داده می‌شود و شماره مدرک با توجه به روالهای نسخه گذاری و مشخصات مدرک، تولید می‌شود.
• ممکن است این مدرک در قالب ترانسمیتال مهندسی به کارفرما یا مشاور و یا سایر ارکان پروژه نیز ارسال گردد. ارتباط بین مدرک تولیدی، ترانسمیتال، کامنت شیتهای احتمالی از بیرون نیز بایستی پیش بینی شده باشد.
• در صورت تمایل به ثبت پیشرفت وزنی پروژه، هر مدرک می‌تواند دارای وزن خاص خود باشد که با تغییر نسخه (ورژن) و بروز شدن وزن مدرک قابلیت نمایش وضعیت پیشرفت فیزیکی پروژه را خواهیم داشت.

فيلم معرفی گردش مدارک مهندسی و EDMS

با این روالها، برخی از امکاناتی که می‌توان از طریق نرم افزار BPMS در گردش داخلی مدارک مهندسی تزریق کرد به شرح ذیل است:

• امکان تعریف فرآیند دستگردانی اسناد و مدارک با نقشهای مختلف از جمله کارفرما یا مشاور.
• امکان تعریف فرآیند بررسی مدارک تهیه شده توسط ارکان پروژه (کارفرما، مشاور، پیمانکار) با سطوح دسترسی لازم.
• قابلیت تعریف عملیاتهای متنوع در مسیر فرایند گردش مدارک فنی و مهندسی.
• امکان تعریف ماتریس توزیع(گردش) به ازای هر مدرک به صورت جداگانه و با رعایت سطح دسترسی بر اساس Workflow
• امکان تعریف سطوح دسترسی در مسیر گردش مدارک مهندسی و به ازای هر یک از نقش های تعریف شده.
• ارائه کارتابل کاربری مجزا به ازای هر نقش کاربر (از طریق کارتابل مشترک اتوماسیون اداری، BPMS و مهندسی)
• امکان بارگزاری فایلها در هر مرحله از فرآیند مطابق با تعریف ادمین در زمان ترسیم workflow.
• امکان ثبت تایم شیت و میزان کارکرد زمانی در ماتریس دستگردانی مدارک.
• امکان مشاهده جزئیات گردش مدارک در هر مرحله از کار.
• قابلیت ارائه نوت و پیغام های خارج از فرایند بر روی اسناد و مدارک.
• تولید آلارم و یادآوری‌های هوشمند و دستی روی مدارک.
• با توجه به در دسترس بودن زمان انجام هر کار و وزن دهی به مدارک و وضعیت آنها، امکان ساخت داشبوردهای مدیریتی وجود خواهد داشت.

مجموعه تراکنش‌هایی که توضیح داده شد در قالب نرم افزار BPMS و نرم افزار EDMS کتیبه به عنوان فرایند گردش مدارک فنی قابل اجرا بوده است. در هر مرحله با توجه به اینکه فرایند توسط نرم افزار مدیریت فرایند ساخته شده است با توجه به نیاز مشتری به صورت ۱۰۰% قابل کاستامایز شدن و اختصاصی شدن است.

 نمونه داشبورد مدیریتی گردش و پیشرفت مدارک مهندسی