مزایای نرم افزار BPMS نسبت به روشهای مکانیزه سنتی پیاده سازی فرایندها

راه حل اول : خرید نرم افزارهای آماده (استاندارد پکیج)

برای فائق آمدن بر مشکلات فرآیندی در سازمان‌ها، روش‌های مختلفی وجود دارد. یکی از راهکاربرهای رایج استفاده از نرم‌افزارهای استاندارد (Standard Package) است که توسط شرکت‌های نرم‌افزاری برای فرآیندهای خاص طراحی شده‌اند. این نرم‌افزارها معمولاً حدود ۷۰ درصد با فرآیندهای جاری سازمان هم‌پوشانی دارند، اما این میزان هم‌پوشانی با گذشت زمان و رشد سازمان کاهش می‌یابد. مشکل اصلی نرم‌افزارهای استاندارد این است که به دلیل ماهیت استاتیک، قابلیت انعطاف‌پذیری و بومی‌سازی فرآیندهای جدید را ندارند. بنابراین، با تغییر نیازهای کسب‌وکار و افزایش پیچیدگی فرآیندها، ممکن است مجبور به خرید نرم‌افزار جدید شوید که این کار هزینه‌های بالایی از جمله آموزش، استقرار و مهاجرت داده‌ها به همراه دارد.

در مقابل، نرم‌افزار BPMS به عنوان یک راهکار پویا و قابل تنظیم، امکان اتوماسیون فرآیندها را به صورت دقیق و منعطف فراهم می‌کند. نرم افزار BPMS به شما اجازه می‌دهد فرآیندهای کسب‌وکار خود را بهبود دهید، کنترل بهتری بر عملیات سازمان داشته باشید و سرعت انجام کارها را افزایش دهید. با استفاده از نرم‌افزار BPMS می‌توانید هزینه‌های اضافی ناشی از تغییر مکرر سیستم‌ها را کاهش دهید و با بهره‌گیری از مزایای نرم افزار BPMS مانند استانداردسازی فرآیندها، افزایش شفافیت، چابکی سازمانی و اتوماسیون هوشمند، سرعت تحول دیجیتال سازمان خود را چند برابر کنید.

برای اطلاعات بیشتر و مقایسه کامل مزایا و معایب استفاده از BPMS نسبت به نرم افزارهای استاندارد، مطالعه مقاله تخصصی ما را از دست ندهید.

دومین راه حل: ایجاد واحد برنامه‌نویسی در سازمان

یکی از روش‌های معمول برای حل مشکلات فرآیندی، استخدام یک یا چند برنامه‌نویس متخصص و ایجاد واحد برنامه‌نویسی در سازمان است. اما باید بدانید که تولید نرم‌افزار یک فرآیند پیچیده و چندجانبه است که فقط با حضور برنامه‌نویس‌ها قابل انجام نیست. تحلیل نیازمندی‌ها، طراحی سیستم، مستندسازی دقیق و تست کامل نرم افزار بخش‌های حیاتی این فرآیند هستند که به همکاری یک تیم تخصصی نرم‌افزاری نیاز دارند.

متأسفانه، در بسیاری از سازمان‌ها، مدیران غیر انفورماتیکی انتظار دارند کبره همه این وظایف در شرح کار یک برنامه‌نویس خلاصه شود، که این انتظار غیرمنطقی است. در شروع پروژه ممکن است خروجی‌هایی سطحی و اولیه دریافت شود، اما ریسک اصلی این روش، وابستگی سازمان به فرد یا افراد خاص است. به‌خصوص در صورت ترک برنامه‌نویس، به دلیل نبود مستندسازی کامل و عدم انتقال دانش، پروژه با شکست مواجه خواهد شد. علاوه بر این، هزینه‌های تمام شده ایجاد واحد برنامه‌نویسی در سازمان به مراتب بالاتر از خرید یا پیاده‌سازی نرم‌افزارهای آماده یا سیستم‌های BPMS است.

اما سوال این است: چرا نرم‌افزار BPMS راه‌حلی میانه و بهتر نسبت به این دو روش است؟ چرا مزایای نرم افزار BPMS به این دو راه حل میچربد؟ نرم افزار BPMS به سازمان‌ها اجازه می‌دهد بدون نیاز به دانش عمیق انفورماتیکی، مشکلات فرآیندی خود را به شکل هوشمند و منعطف حل کنند. با استفاده از ابزارهای مولد و قابل تنظیم BPMS، فرآیندهای کسب‌وکار به مرور زمان و با بلوغ سازمان، قابلیت توسعه و بهبود مستمر خواهند داشت. برای آشنایی بیشتر با چالش‌های کار با برنامه‌نویسان و مزایای نرم افزار BPMS ، مطالعه مقاله «چالش برنامه نویسان و BPMS» را پیشنهاد می‌کنیم.

سومین راه حل: نرم افزار BPMS

نرم‌افزار BPMS به عنوان یک راهکار میانی و هوشمندانه، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که بدون نیاز به دانش تخصصی انفورماتیک سطح بالا، مشکلات فرآیندی کسب‌وکار خود را به‌سادگی و با کارایی بالا مدیریت و بهبود دهند. ابزارهای مولد و کم کد (Low-Code/No-Code) موجود در BPMS، فرآیندهای سازمانی را به سرعت قابل تنظیم و توسعه می‌کنند و با رشد و بلوغ سازمان، امکان بهبود مستمر و توسعه فرآیندها فراهم می‌شود.این ویژگی‌ها باعث می‌شوند نرم افزار BPMS هزینه‌های بالای استخدام تیم برنامه‌نویسی و مشکلات نرم‌افزارهای استاندارد را کاهش داده و مسیر تحول دیجیتال سازمان را هموارتر کند.

مزایای نرم افزار BPMS در یک نگاه :

مزایای نرم افزار BPMS متعدد است ولی مواردی که شاخص‌تر است به شرح ذیل است:

ارتباط یکپارچه با سایر سیستم‌های سازمانی
نرم افزار BPMS با برقراری ارتباط موثر با زیرسیستم‌های مختلف، از ایجاد سیستم‌های جزیره‌ای جلوگیری می‌کند و باعث می‌شود اطلاعات به صورت یکپارچه و بدون افزونگی ذخیره شود.
افزایش سرعت و دقت در انجام کارها
با موتور اعتبارسنجی اطلاعات در BPMS، بسیاری از کنترل‌ها و بررسی‌ها به صورت خودکار انجام می‌شوند که سرعت و دقت انجام فرآیندها را به شکل قابل توجهی افزایش می‌دهد.
ارائه آمار و گزارش‌های واقعی و به‌روز
اطلاعات لحظه‌ای در سیستم باعث می‌شود مدیران بتوانند به راحتی فرآیندها را پایش کرده و در صورت نیاز مهندسی مجدد فرآیندها را انجام دهند.
تمرکز بر سیستم به جای افراد
نرم افزار BPMS باعث کاهش وابستگی سازمان به افراد خاص می‌شود و توليد حافظه سازمانی ایجاد می‌کند که دانش و تجربه درون سازمان حفظ شود.
تزریق قواعد هوشمند کسب‌وکار (Business Rules)
قوانین و قواعد کاری سازمان در موتور BPMS به صورت هوشمند پیاده‌سازی می‌شود تا فرآیندها پویا و دقیق‌تر اجرا شوند. ادفام این قواعد با هوش مصنوعی عملکرد شما را تا حد بسیار بالایی بهبود می‌دهد.
کاهش هزینه‌های توسعه و خرید نرم‌افزارهای سازمانی
با استفاده از BPMS می‌توان فرآیندهای پیچیده را بدون نیاز به نرم‌افزارهای متعدد طراحی و مدیریت کرد که هزینه‌ها را به شدت کاهش می‌دهد.
شناسایی گلوگاه‌ها و ارزیابی عملکرد واحدها
BPMS امکان تحلیل دقیق عملکرد سازمان و شناسایی نقاط ضعف و گلوگاه‌ها را فراهم می‌کند.
تحول سازمانی به سمت چابکی و پویایی
با پیاده‌سازی BPMS، سازمان از حالت سنگین و پیچیده به سازمانی چابک و پویا تبدیل می‌شود.
مدیریت هوشمند یادآوری‌ها و آلارم‌ها
بر اساس قواعد کاری، سیستم به صورت خودکار یادآوری‌ها و هشدارهای لازم را ایجاد می‌کند تا هیچ فرآیندی از قلم نیفتد.
جهش به سوی سازمان مبتنی بر دانش و خرد جمعی
BPMS به سازمان کمک می‌کند تا از حالت صرفاً مبتنی بر اطلاعات به سازمانی دانش محور و هوشمند تبدیل شود.
تسریع در فرآیند تصمیم‌گیری
گزارش‌های تحلیلی و مدیریتی که توسط BPMS تولید می‌شوند، زمینه‌ساز تصمیم گیری سریع‌تر و بهتر در سازمان می‌شوند.
استفاده از Agentها و Assistant
نسل جدید نرم‌افزارهای BPMS با بهره‌گیری از Agentها و Assistantهای هوشمند، امکان مدیریت دقیق‌تر ریسک و اجرای روان‌تر فرآیندها را فراهم می‌کند؛ آن هم با حداقل وابستگی به نیروی انسانی.

هرم تعالی سازمانی با ۴ سطح داده، اطلاعات ، دانش و خرد

مثال ساده اجرای نرم افزار BPMS: فرآیند درخواست مرخصی

فرض کنید یک کارشناس درخواست مرخصی خود را از طریق سیستم BPMS به مدیر ارسال می‌کند. مدیر پس از بررسی شرایط، درخواست را یا تأیید می‌کند یا به کارشناس بازمی‌گرداند. در صورت تأیید، درخواست به مسئول ثبت مرخصی‌ها ارجاع داده شده و در سیستم حضور و غیاب سازمان ثبت می‌شود. در سازمان قوانینی وجود دارد که سقف مرخصی‌ها را محدود می‌کند؛ مثلاً هر کارمند تنها اجازه سه مرخصی در ماه را دارد. بنابراین، مدیر باید تعداد مرخصی‌های ثبت‌شده توسط درخواست‌کننده در ماه جاری را بررسی کند. علاوه بر این، برخی کارشناسان ارشد ممکن است از این محدودیت معاف باشند که این استثناء نیز باید در فرآیند بررسی لحاظ شود.

وقتی تعداد درخواست‌های مرخصی زیاد باشد، انجام این بررسی‌ها به‌صورت دستی زمان‌بر و خطاپذیر خواهد بود و باعث کند شدن روند کار می‌شود. اما با استفاده از نرم افزار BPMS و تعریف قوانین کسب‌وکار (Business Rules)، این پردازش‌ها به‌صورت خودکار و دقیق انجام می‌شوند، بدون اینکه مدیر نیاز به صرف زمان اضافی داشته باشد.

این مثال ساده نشان می‌دهد چگونه مزایای نرم افزار BPMS با اتوماسیون فرآیندها، سرعت و دقت انجام کارها را افزایش داده و بهره‌وری سازمان را بهبود می‌بخشد.