تحلیل ERP و BPMS: تفاوتها و تعاملها
در این مقاله، سعی میکنیم با معرفی نرمافزار ERP و نقاط قوت و ضعف آن، رویکرد اجرای آن را در مقایسه با نرم افزار BPMS تحلیل کنیم. همچنین به این نکته خواهیم پرداخت که BPMS هیچ تضادی با ERP ندارد و میتواند با تکامل ERP نقش کلیدی در توسعه سازمان ایفا کند. این تحلیل به شما کمک خواهد کرد تا تفاوتهای کلیدی میان BPMS و ERP را درک کنید و متوجه شوید که چگونه این دو سیستم میتوانند بهطور مکمل و همزمان عمل کرده و توسعه سازمان را تسهیل کنند.
ERP چیست؟
ERP (Enterprise Resource Planning) یا سیستم جامع برنامهریزی منابع سازمانی شامل مجموعه گستردهای از نرم افزارهای یکپارچه در جهت پایش و مدیریت منابع سازمان است. منابع سازمانی که در قالب مفهوم ۴M نهفته است. این مفاهیم شامل ۴ بخش Man, Machine, Material, Method یا مواد، نیروی انسانی، پول و روشها است.
چگونه تولید و خلق ERP شکل گرفت؟
نرمافزارهای ERP بر مبنای سالها تحلیل و شناخت از کسبوکارهای مختلف تولید شدهاند. نسخههای اولیه ERP بهطور کلی بر اساس نیازهای عمومی کسبوکارها طراحی شدند، اما به مرور زمان و با توجه به تنوع نیازها در صنایع مختلف، نرمافزارهای ERP فراتر از سطح عمومی توسعه یافتند و ایده ساخت ERPهای تخصصی بهوجود آمد.
برای مثال، در حوزه مهندسی، ERPهای قدرتمندی مانند SAP وجود دارند که بهطور خاص برای مدیریت پروژهها و فعالیتهای سازمانهای پروژهمحور طراحی شدهاند. این سیستمها امکاناتی را فراهم میآورند که بهکمک آنها میتوان تمامی فرآیندها و فعالیتهای مرتبط با پروژهها را در یک سیستم یکپارچه وارد کرده و پایش کرد.
در نتیجه، نرمافزارهای ERP تخصصی توانستهاند نیازهای خاص صنایع مختلف را برطرف کرده و به سازمانها در مدیریت بهتر منابع و فرآیندهای خاص خود کمک کنند. اصولا تولید کنندههای ERP معنقدند که :
“ما بهترین راهکار (Best Practice) را برای شما ارائه میدهیم. به جای شما فکر کردهایم و بر اساس تجربه و دانش خود، بهترین و موثرترین راهحلها را طراحی کردهایم. شما تنها نیاز دارید که خود را با این راهکارها سازگار کنید و آنها را پیادهسازی کنید. نیازی به جزئینگری نیست؛ چراکه فرایندهای کسبوکار شما در بسیاری از جنبهها مشابه شرکتهای دیگر است و بنابراین همان چیزی که طراحی کردهایم، بهترین گزینه برای شماست”
عموماً نرمافزارهای ERP دارای ساختاری صلب هستند و به دلیل پیچیدگیهای پیادهسازی آنها، تغییرات در آنها بسیار سخت است. شرکتهای تولیدکننده ERP هم با توجه به معماری نرمافزارها، خیلی تمایلی به تغییر ندارند، مگر اینکه از ریشه کسبوکار مورد نظر بهصورت عمومی تغییر کند. البته باید از جهاتی هم حق داد، چرا که فرآیند بازتولید نرمافزاری که بزرگ بوده، سخت و زمانبر است. به همین جهت، سرعت نیازهای جدید در کسبوکار از سرعت توسعه ERP بیشتر است و ممکن است نیازهای شما در نسخههای جدید ERP خیلی دیر به دست شما برسد و اثربخشی خود را از دست بدهد.
ایرادهای ERP چیست؟
در بخش قبلی اشاره کردیم که وقتی یک نرمافزار ERP را انتخاب میکنیم، به معنای پذیرش راهکارهای پیشنهادی آن است. ممکن است در زمان خرید ERP، راهکارهای آن با نیازهای روز سازمان همراستا باشد، اما آیا تضمینی وجود دارد که این راهکارها نیازهای آینده ما را نیز پوشش دهند؟
پاسخ به این سوال قطعاً منفی است. امروزه با توسعه کسبوکارها و پیچیدگیهای فرایندهای سازمانی، دیگر نمیتوان بهطور قطعی گفت که فرایندهای موجود در ERP میتوانند بهطور کامل و ۱۰۰% نیازهای آینده سازمانها را پوشش دهند. به دلیل تکامل مستمر نیازها و تغییرات در ساختار و فرآیندهای کسبوکار، سیستمهای ERP نمیتوانند بهطور دائم و بدون تغییرات عمده همه نیازهای در حال رشد و تحول را تامین کنند.
در واقع، با توجه به پیچیدگیها و خاص بودن هر سازمان، نمیتوان انتظار داشت که فرایندهای ERP برای همه شرکتها بهطور یکسان و همگرا عمل کند. این امر ممکن است منجر به نیاز به تغییرات، بهروزرسانیها یا حتی بهکارگیری راهکارهای مکمل دیگری همچون BPMS شود تا بتوانند هماهنگی و یکپارچگی بهتری در پاسخگویی به نیازهای پویا و متغیر کسبوکار فراهم کنند.
مدیران و بهطور خاص مالکین فرایندها، بهطور فزایندهای نیاز به جزئینگری بیشتری پیدا کردهاند. فرایندهای شرکتهایی که با یک کسبوکار مشابه فعالیت میکنند، دچار واگرایی شدهاند (به جای همگرایی)، که این امر باعث شده است نیازهای جزئی به اولویتهای اصلی مالکین فرایندها تبدیل شوند. خود ما نیز بهعنوان یک شرکت نرمافزاری، ابتدا اقدام به تولید نرمافزارهای شبه ERP کردیم. در آغاز این اقدام بسیار موفق بود، اما با گذشت زمان نیازهای جزئی و تخصصی بیشتری مطرح شد که باید در نسخههای بعدی به مشتریان ارائه میشد. این نیازها، البته، برای همه مشتریها کاربرد نداشت و منجر به پیچیدگیهایی در اجرای سیستم، هم در بخش راهاندازی و هم در بخش بهرهبرداری شد. به عبارت دیگر، با گذشت زمان، دیگر ۴M قابل اندازهگیری و پایش نخواهد بود و صرفاً در قالب یک سری استانداردهای عمومی در دسترس قرار میگیرد. علاوه بر این، هزینههای تولید بالایی به شرکت تحمیل میکرد.
نکته دیگر در استفاده از ERP، هزینه بالای خرید آنهاست. این هزینه بالا باعث میشود شرکتهای متوسط و حتی برخی از شرکتهای بزرگ نیز از خرید ERP صرف نظر کنند. هر چند بتوان برایشان دلایلی آورد که ERP میتواند هزینه بسیار زیادی از دوش شما بردارد. همچنین پروسه شناسایی یک ERP خوب بسیار سخت و پیچیده است. اجرای ERP هم انرژی و زمان زیادی میگیرد و از آنجا که قرار است سطوح مختلف سازمان از آن استفاده کنند مقاوتهای پنهان و آشکاری از سوی کاربران در مقابل آن قابل مشاهده خواهد بود. اینکه مالک فرایندی که قرار است در ERP کار کند چقدر میتواند کارش را در آن مکاینزه کند و اصولا چقدر این سیستم با نیازهای جزئی آن (و حتی کلی) سازگار است کار استقرار این سیستمها را سخت میکند.
BPMS وارد میشود!
داستان تولید نرم افزارهای BPMS به دهه ۸۰ و ۹۰ میلادی برمیگردد ولی شروع واقعی آن تقریبا به سال ۲۰۰۵ برمیگردد. اما BPMS چیست و به چه درد میخورد؟
BPMS (Business Process Management System) یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار بستری است در جهت تامین و توسعه فرایندهای سازمان شما و پایش ۴M. ببینیم BPMS چگونه این هدف را تامین میکند و اصولا چه تفاوتهایی با ERP دارد. BPMS در شروع استفاده از آن بر خلاف ERP مجموعهای گسترده از نرم افزارهای مورد نیاز شما نیست. مجموعه ای از ابزارهاست که نرم افزارهای مورد نیاز شما در آن قابل خلق است. حتی توسط خود شما. در BPMS به جای اینکه بگوییم “ما بهترین راهکار را به شما میدهیم” میگوییم “شما بهترین راهکار را مطابق نیازتان از ما بخواهید” ضمن اینکه خودتان هم میتوانید آنرا تغییر دهید. روند تولید نرم افزار با BPMS به روند تکاملی و تدریجی است ولی به مرور با استفاده از نرم افزارهای تولید شده با BPMS در قالب انواع فرمها، گردش کارها، گزارشها، داشبوردها و فلوچارتهای اجرایی روند استفاده از نرم افزار پررنگتر و قوی تر خواهد شد.
آیا BPMS نقطه مقابل ERP است؟
جواب این سوال منفی است. هیچ تقابلی میان BPMS و ERP وجود ندارد!در واقع، این دو سیستم میتوانند مکمل یکدیگر باشند. یک BPMS خوب حتی میتواند در جهت تکامل و بهینهسازی عملکرد ERPها حرکت کند و باعث شود که سازمانها به کارایی و انعطافپذیری بیشتری دست یابند. با مطالعاتی که در حوزه BPMS داشتیم، دیدم برخی از این سیستمها قادر به تولید سیستمهای مدیریت اطلاعات و در نتیجه زیرساختهای اولیه ERP نبودند، ولی برخی از آنها این توانایی را داشتند تا پیچیدهترین نیازهای کاربران را در سطح برنامههای کاربردی تولید کنند. شاید از دید تولیدکنندگان دسته اول BPMS صرفا یک بستر است که بتوان یک سری روال و گردش کار (Workflow) در آن تعریف کرد، اما از دید ما علاوه بر آن موارد، باید بتوان لایه MIS (فرمها و گزارشها) را نیز بتوان در آن تولید کرد.
فيلم معرفي نرم افزار BPMS کتيبه
آیا اجرای BPMS و خلق شبه ERPها زمانبر است؟
اگر بخواهیم کل یک سیستم ERP را پیاده سازی کنیم قطعا زمانبر است. اگر دنبال یک BPMS خام هستید و میخواهید یک شبه یک ERP را پیاده سازی کنید دنبال BPMS نروید. BPMS جهت تولید سیستمهای شما، نیاز به روش تدریجی دارد. با BPMS قدم به قدم بر اساس فرایندهای پرتنش و پرتکرار در مرحله اول کار میکنیم. سپس فرایندهای پیچیده تر را اجرا میکنیم.
BPMS کتیبه چگونه است؟ آیا صرفا یک بستر است؟
نرم افزار BPMS کتیبه که توسط واحد تولید شرکت ورجاوند پیاده سازی است نیز یک بستر قدرتمند برای خلق فرایندهای شما در اختیارتان میگذارد. در نرم افزار BPMS کتیبه ما صرفا این ابزار را در اختیارتان قرار نمیدهیم. ما تجربه کاری خود را در حوزه کسبوکار شما قبلاً کسب کردهایم و آن را در اختیار شما قرار میدهیم تا روند پیادهسازی فرایندهایتان تسهیل و تسریع شود. به عنوان مثال برای شرکتهای EPC ما یک BPMS که با فرایندهای این شرکتها کالیبره شده در اختیار شما قرار میدهیم. مثلا در حوزه مدیریت پروژه، مدیریت تدارکات و … (همانند یک ERP) ولی امکان بومی سازی آن با زمان و هزینه بسیار پایینتر از ERP حتی توسط خود شما وجود دارد. حتی به غیر از نمونه کالیبره شده چندین نمونه دیگر هم در اختیار شما قرار میگیرد تا با بهره گیری از آنها، بهتر فرایند خود را بومی سازی کنید. در واقع BPMS کتیبه یک ERP چابک قابل کاستامایز شدن است.
اگر ERP داشته باشیم BPMS کجای داستان است؟
اگر ERP دارید و میخواهید آنرا تکامل دهید، با BPMS کتیبه امکان اتصال با آن وجود دارد. نمونههایی از ارتباط BPMS با سایر سیستم در این لینک گنجانده شده است. با BPMS کتیبه میتوانیم جزئیاتی که مورد نیاز مالکین فرایندهاست را پیاده سازی کنیم.
درود بر شما. مقاله خوبی بود و کاربردی.