۵Q : مدل بلوغ پرسش و تصمیمگیری در مدیریت پروژه – چگونه مدیران پروژه تصمیمهای بهتری میگیرند؟
تقریباً در همه پروژهها، مدیران به گزارشهای متعددی دسترسی دارند؛ از گزارش پیشرفت مهندسی و خرید گرفته تا وضعیت مالی، اجرا و کنترل زمانبندی. با این حال، بارها پیش آمده است که در یک جلسه، همه افراد به یک داشبورد نگاه میکنند اما برداشتها و تصمیمهای متفاوتی دارند. دلیل این تفاوت معمولاً کمبود اطلاعات نیست؛ بلکه تفاوت در نوع پرسشهایی است که مطرح میشود.
فرض کنید روی داشبورد پروژه نوشته شده است: پیشرفت مدارک مهندسی: ۸۲ درصد. این عدد بهتنهایی چه چیزی به ما میگوید؟ آیا پروژه در وضعیت مناسبی قرار دارد؟ آیا این میزان پیشرفت مطابق برنامه است؟ آیا تأخیری وجود دارد؟ اگر وجود دارد، علت آن چیست و چه اثری بر سایر بخشهای پروژه خواهد داشت؟ واقعیت این است که یک عدد، بهتنهایی مبنای تصمیمگیری نیست. آنچه یک مدیر پروژه باتجربه را از دیگران متمایز میکند، توانایی او در تبدیل یک عدد به مجموعهای از پرسشهای هدفمند است؛ پرسشهایی که او را قدمبهقدم به علت مسئله، پیامدهای آن و در نهایت به تصمیم مناسب میرسانند.
با گسترش استفاده از هوش مصنوعی در سامانههای مدیریت پروژه، بسیاری از سازمانها به دنبال این هستند که بتوانند از سیستم سؤال بپرسند و پاسخ دریافت کنند. اما شاید سؤال مهمتر این باشد: اگر مدیر پروژه سؤال درستی نپرسد، آیا بهترین سامانه هوش مصنوعی هم میتواند به تصمیم درست منجر شود؟
در این مقاله تلاش میکنیم به این پرسش پاسخ دهیم و مدلی را معرفی کنیم که آن را ۵Q؛ مدل بلوغ پرسش و تصمیمگیری در مدیریت پروژه مینامیم. مدلی که نشان میدهد مسیر رسیدن به یک تصمیم مناسب، نه با انبوهی از گزارشها، بلکه با طرح پرسشهای درست آغاز میشود.
از یک عدد تا یک تصمیم؛ مسیر واقعی یک مدیر پروژه
برای روشنتر شدن موضوع، فرض کنید در جلسه هفتگی کنترل پروژه حضور دارید. داشبورد وضعیت پروژه روی نمایشگر قرار دارد و یکی از شاخصها این مقدار را نشان میدهد: پیشرفت مدارک مهندسی: ۸۲ درصد در نگاه اول، این عدد شاید امیدوارکننده به نظر برسد. اما آیا میتوان تنها بر اساس همین عدد درباره وضعیت پروژه تصمیم گرفت؟ یک مدیر پروژه کمتجربه معمولاً همینجا متوقف میشود. او میداند پیشرفت پروژه ۸۲ درصد است، اما هنوز نمیداند آیا این وضعیت مطلوب است یا خیر. در مقابل، یک مدیر پروژه باتجربه معمولاً مسیر متفاوتی را طی میکند. او به جای متوقف شدن روی عدد، پرسشهای بعدی را مطرح میکند.
ابتدا میپرسد:
این ۱۸ درصد عقبماندگی مربوط به کدام بخش از مهندسی است؟
وقتی مشخص میشود بخش عمده تأخیر مربوط به مدارک Piping است، سؤال دیگری شکل میگیرد:
چرا مدارک Piping با تأخیر مواجه شدهاند؟
فرض کنید پاسخ این باشد که تعداد زیادی از مدارک در انتظار بررسی و تأیید کارفرما هستند و مدت توقف آنها از زمان برنامهریزیشده بیشتر شده است.
اکنون مدیر پروژه به جای تمرکز بر علت، به پیامدها فکر میکند:
ادامه این وضعیت چه اثری بر پروژه خواهد داشت؟
در این مرحله مشخص میشود که تأخیر در تأیید این مدارک، صدور مدارک IFC را به تعویق انداخته و در نتیجه، سفارش خرید برخی تجهیزات نیز با تأخیر مواجه خواهد شد.
در نهایت، مدیر پروژه به مهمترین پرسش میرسد:
اکنون چه اقدامی باید انجام شود؟
در این مرحله دیگر هدف صرفاً تحلیل نیست؛ بلکه تصمیمگیری است. شاید لازم باشد مدارک بحرانی اولویتبندی شوند، جلسهای مشترک با کارفرما برگزار شود یا منابع بیشتری به بخش مهندسی اختصاص یابد. نکته قابل توجه این است که در این مثال، هیچ داده جدیدی تولید نشد. همان اطلاعاتی که از ابتدا در سامانه وجود داشت، با پرسشهای مناسب به یک تصمیم مدیریتی تبدیل شد. تفاوت اصلی، نه در کیفیت گزارشها، بلکه در کیفیت پرسشهایی بود که مدیر پروژه مطرح کرد.
۵Q؛ مدلی که از دل یک تصمیم واقعی شکل گرفت
اگر به روند پرسشهایی که مدیر پروژه در مثال قبل مطرح کرد دقت کنیم، متوجه میشویم که این سؤالها کاملاً تصادفی نبودند. هر پرسش، زمینه را برای پرسش بعدی فراهم میکرد و در نهایت، مدیر را از مشاهده یک عدد ساده به یک تصمیم اجرایی رساند. در واقع، او بدون آنکه متوجه باشد، یک مسیر منطقی را طی کرده بود.
ابتدا پرسید چه اتفاقی افتاده است؟ سپس به دنبال این بود که کدام بخش پروژه تحت تأثیر قرار گرفته است. بعد تلاش کرد علت را پیدا کند، پیامدهای آن را بررسی کرد و در نهایت به این پرسش رسید که اکنون چه اقدامی باید انجام شود؟
پس از بررسی نمونههای مختلف در پایش پروژه، به این نتیجه رسیدیم که این مسیر تنها به پیشرفت مدارک مهندسی محدود نیست. همین الگوی فکری را میتوان در تحلیل پیشرفت مالی، وضعیت خرید، کنترل زمانبندی، مدیریت ریسک و بسیاری از شاخصهای دیگر نیز مشاهده کرد. به همین دلیل، این روند را در قالب یک چارچوب ساده با عنوان ۵Q؛ مدل بلوغ پرسش و تصمیمگیری در مدیریت پروژه صورتبندی کردیم. در این مدل، مدیر پروژه به جای آنکه تنها به دریافت پاسخ یک سؤال اکتفا کند، با طرح پرسشهای هدفمند، مرحلهبهمرحله به درک عمیقتر از مسئله و در نهایت به تصمیم مناسب میرسد.
مدل ۵Q از پنج سطح تشکیل شده است:
- What – چه اتفاقی افتاده است؟
- Which – کدام بخش، فعالیت یا عامل درگیر است؟
- Why – علت چیست؟
- So What – این موضوع چه اثری بر پروژه خواهد داشت؟
- Now What – اکنون بهترین اقدام چیست؟
نکته مهم این است که این پنج پرسش، صرفاً یک فهرست از سؤالها نیستند؛ بلکه بیانگر پنج سطح از بلوغ تفکر مدیریتی هستند. هرچه مدیر پروژه بتواند از سطح اول به سمت سطوح بالاتر حرکت کند، فاصله او از «مشاهده اطلاعات» کمتر و به «تصمیمگیری آگاهانه» نزدیکتر خواهد شد. به بیان دیگر، هدف ۵Q افزایش تعداد گزارشهای مدیریتی نیست؛ بلکه ارتقای کیفیت پرسشهایی است که مدیر پروژه از سیستم میپرسد.
۵Q؛ موتور حرکت در هرم تعالی سازمانی
مدل ۵Q را میتوان فراتر از یک چارچوب پرسشگری در نظر گرفت. این مدل در واقع نشان میدهد که مدیر پروژه چگونه از مشاهده دادههای خام، به یک تصمیم مدیریتی میرسد. در مقالات پیشین، این مسیر را در قالب «هرم تعالی سازمانی» معرفی کرده بودیم؛ هرمی که نشان میدهد ارزش واقعی سامانههای اطلاعاتی، نه در تولید داده، بلکه در تبدیل داده به تصمیم است.
مسیر حرکت در این هرم از پنج لایه تشکیل میشود:
داده → اطلاعات → تحلیل → بینش → تصمیم
اگر این دو مدل را کنار هم قرار دهیم، ارتباط آنها بهخوبی آشکار میشود.
| مدل ۵Q | هرم تعالی سازمانی |
|---|---|
| What – چه اتفاقی افتاده است؟ | داده (Data) |
| Which – کدام بخش یا عامل درگیر است؟ | اطلاعات (Information) |
| Why – علت چیست؟ | تحلیل (Analysis) |
| So What – این موضوع چه اثری بر پروژه خواهد داشت؟ | بینش (Insight) |
| Now What – اکنون بهترین اقدام چیست؟ | تصمیم (Decision) |
نکته مهم این است که در هر مرحله، ارزش اطلاعات نسبت به مرحله قبل افزایش پیدا میکند. برای مثال، دانستن اینکه «پیشرفت مدارک مهندسی ۸۲ درصد است» تنها یک داده مدیریتی است. وقتی مشخص میشود این عقبماندگی مربوط به مدارک Piping است، داده به اطلاعات تبدیل میشود. با شناسایی علت تأخیر، وارد مرحله تحلیل میشویم. زمانی که اثر این تأخیر بر خرید تجهیزات یا برنامه زمانبندی پروژه مشخص میشود، به بینش مدیریتی دست پیدا کردهایم و در نهایت، انتخاب بهترین اقدام، نقطهای است که تصمیم شکل میگیرد.
بنابراین، یک مدیر پروژه موفق صرفاً به دنبال دریافت اطلاعات بیشتر نیست؛ او تلاش میکند در هر پرسش، یک پله بالاتر از هرم حرکت کند. به همین دلیل، ۵Q را میتوان موتور حرکت در هرم تعالی سازمانی دانست؛ مدلی که مسیر تبدیل داده به تصمیم را به زبان پرسشهای مدیریتی بیان میکند.
آیا مدیر پروژه باید همیشه این مسیر را خودش طی کند؟
در مثال پیشرفت مدارک مهندسی، مدیر پروژه با طرح چند پرسش هدفمند توانست از یک عدد ساده به یک تصمیم اجرایی برسد. اما در عمل، پروژهها به همین سادگی نیستند.
در یک پروژه EPC، مدیر پروژه ممکن است همزمان دهها شاخص را پایش کند؛ از پیشرفت مهندسی و خرید گرفته تا وضعیت اجرا، هزینه، صورتوضعیتها، ریسکها و صدها مدرک و فعالیت دیگر. طبیعی است که در چنین شرایطی، طی کردن این مسیر تحلیلی برای هر شاخص، زمانبر و گاهی دشوار باشد. از سوی دیگر، بسیاری از سامانههای اطلاعاتی تنها به ارائه گزارش یا داشبورد محدود میشوند. آنها به مدیر پروژه میگویند «چه اتفاقی افتاده است»، اما کمتر او را برای رسیدن به علت، ارزیابی پیامدها و انتخاب اقدام مناسب همراهی میکنند. دلیل این موضوع نیز روشن است. پاسخ به پرسشهای سطوح بالاتر ۵Q، تنها با دسترسی به چند جدول اطلاعاتی امکانپذیر نیست. سیستم باید روابط میان دادهها را نیز درک کند.
برای مثال، اگر یک مدرک مهندسی با تأخیر مواجه شده است، سیستم باید بداند:
- این مدرک متعلق به کدام Package یا Discipline است.
- در چه مرحلهای از گردش کار قرار دارد.
- مسئول فعلی بررسی آن چه کسی است.
- چه مدت در هر مرحله متوقف شده است.
- به کدام فعالیتهای خرید یا اجرا وابسته است.
- آیا روی مسیر بحرانی پروژه تأثیر دارد یا خیر.
این اطلاعات معمولاً در یک گزارش واحد وجود ندارند، بلکه در فرآیندها، گردش کارها و ارتباط میان دادههای مختلف پروژه پراکنده هستند. به همین دلیل، کیفیت تصمیمگیری مدیر پروژه، پیش از آنکه به هوش مصنوعی وابسته باشد، به کیفیت ساختار اطلاعاتی سازمان وابسته است. هرچه فرآیندها دقیقتر طراحی شده باشند، دادهها منظمتر ثبت شوند و ارتباط میان اطلاعات پروژه شفافتر باشد، مسیر حرکت از «داده» به «تصمیم» نیز مطمئنتر خواهد بود.
در اینجاست که نقش سامانههای مبتنی بر BPMS فراتر از مکانیزه کردن فرآیندها معنا پیدا میکند. BPMS تنها یک ابزار گردش کار نیست؛ بلکه بستری است که دادههای پروژه را در قالب فرآیندهای استاندارد، قابل ردیابی و بههمپیوسته سازماندهی میکند. چنین زیرساختی، زمینه لازم را برای تحلیلهای عمیقتر و در نهایت تصمیمگیری آگاهانه فراهم میسازد.
جمعبندی
پروژهها امروز بیش از هر زمان دیگری داده تولید میکنند؛ اما داشتن داده بیشتر، الزاماً به معنای تصمیمهای بهتر نیست. آنچه کیفیت تصمیمگیری را افزایش میدهد، توانایی مدیر پروژه در تبدیل دادهها به تحلیل، بینش و در نهایت اقدام مناسب است. در این مقاله، مدلی با عنوان ۵Q؛ مدل بلوغ پرسش در مدیریت پروژه معرفی شد؛ مدلی که نشان میدهد مدیر پروژه چگونه با طرح پرسشهای هدفمند، از مشاهده یک شاخص ساده به تصمیمی آگاهانه میرسد. در واقع، ۵Q بیش از آنکه مجموعهای از پنج سؤال باشد، روشی برای اندیشیدن و تحلیل کردن است.
البته این مسیر، بدون وجود زیرساخت مناسب اطلاعاتی شکل نمیگیرد. زمانی که فرآیندهای سازمان در بستر BPMS طراحی و اجرا میشوند، دادهها بهصورت ساختاریافته، قابل ردیابی و بههمپیوسته ثبت میشوند. در چنین شرایطی، سامانه مدیریت پروژه دیگر صرفاً مجموعهای از فرمها و گزارشها نیست؛ بلکه بستری است که میتواند داده را به اطلاعات، اطلاعات را به تحلیل و تحلیل را به بینش مدیریتی تبدیل کند. در این میان، هوش مصنوعی نیز نقش متفاوتی پیدا میکند. ارزش واقعی آن در تولید پاسخهای بیشتر نیست، بلکه در همراهی مدیر پروژه برای پیمودن مسیر ۵Q است؛ مسیری که او را از یک عدد ساده روی داشبورد، به شناخت مسئله، درک پیامدها و انتخاب بهترین اقدام هدایت میکند.
شاید بتوان گفت آینده سامانههای مدیریت پروژه، نه در گزارشهای بیشتر و نه حتی در هوش مصنوعی بهتنهایی، بلکه در همافزایی BPMS، دادههای قابل اعتماد و هوش مصنوعی برای ارتقای کیفیت تصمیمگیری مدیران پروژه است. در نهایت، کیفیت تصمیمهای یک پروژه، بیش از آنکه به تعداد پاسخها وابسته باشد، به کیفیت پرسشهایی بستگی دارد که مدیر پروژه مطرح میکند.
