مدیریت ادعا در پروژه‌ها چیست؟

در یک پروژه ساخت و ساز و عمرانی، عوامل مختلفی در ارکان پروژه (کارفرما، مشاور، پیمانکار) با هم در ارتباطند. این عوامل از عاملهای انسانی، تجهیزات و ماشین آلات گرفته تا مواد و مصالح را شامل می‌شوند. در برخی از موارد اختلافاتی بین ارکان پروژه در راستای اجرای پروژه پیش می‌آید. برخی از این اختلافها ناشی از تعاریف مبهم اجزای پروژه و یا عدم انطابق موارد انجام شده پیمانکار توسط مشاور یا کارفرما است.

نمونه هایی از موارد ادعا

• در مدیریت ادعا و کلیم ادعای زمانی، ممکن است منتج به ادعای ریالی گردد. مثلا به دلیل افزایش زمان پروژه، پیمانکار متحمل خسارت مالی و یا تغییر قیمتهای قرارداد به دلیل تورم گردد.
• به دلیل تغییر مشخصات فنی و یا ابلاغ کارهای جدید، زمان اجرا افزایش گردد.(کلیم زمانی)
• پیمانکار صورت وضعیتی مطابق با پیشرفت فیزیکی پروژه ارسال می‌کند و توقع دارد مطابق با درصد فیزیکی و مطابق با برنامه زمانبندی، درصد ریالی خود را دریافت کند. با این حال صورت وضعیت تایید شده توسط کارفرما شامل بخشی از صورت وضعیت ارسالی پیمانکار است. پیمانکار ادعا می‌کند مطابق با انجام آیتمهای پروژه صورت وضعیت ارسال کرده در صورتیکه کافرما نظر دیگری دارد.
• مثال دیگر در خصوص مدیریت ادعا، تغییر آیتمهای پروژه است که ممکن است منجر با تغییرات زمانی اجرای پروژه شود. به طور کلی در پروژه های عمرانی ادعا از نوع هزینه‌ای و یا زمانی است. پس از اینکه ادعایی در خصوص پروژه مطرح گردید معمولا طی جلسه‌ای با حضور ارکان پروژه، ادعای مطرح شده مورد بررسی قرار می‌گیرد و در نهایت صورت جلسه‌ای تهیه شده و اقدام عملی چه در خصوص مباحث ریالی و چه مباحث زمانی صورت می‌گیرد.
• عدم انجام تعهدات کارفرما که در قرارداد بر عهده دارد عامل بسیار مهمی است.از جمله: عدم پرداخت به موقع مطالبات پیمانکار، عدم تحویل به موقع زمین، عدم تحویل نقشه‌ها و مشخصات فنی و یا تناقضات در آنها.

در جلسه مدیریت ادعا بایستی اطلاعات پروژه در دسترس باشد و با توجه به اینکه پروژه ها ممکن است زمان‌بر باشد و یا آیتمهای پیچیده‌ای داشته باشند، نیاز است یک سیستم مدیریت پروژه چابک در اختیار ارکان پروژه قرار بگیرد تا با سرعت و سهولت موارد ادعایی خود را با مستندات کافی ارائه بدهند. همچنین قبل از جلسه ادعا (Claim) بایستی آنالیز دقیقی از موارد قابل ارائه صورت بگیرد تا در جلسه مدیریت ادعا، هدفدار و با برنامه مذاکرات صورت بگیرد.

نرم افزار BPMS کتیبه ابزار مدیریت ادعا

در مبحث مدیریت ادعا علاوه بر اینکه ادعا کننده بایستی دانش کافی در خصوص علم رسیدگی به قرارداد را دارا باشد، بایستی دسترسی با پایگاه دانش پروژه نیز با سهولت برایش فراهم باشد. اما این پایگاه دانش پروژه محور چگونه در اختیار ادعا کننده قرار می‌گیرد. از آنجا که شرکت فراتحلیل‌گران ورجاوند تجربه زیادی از همکاری با شرکتهای مهندسی و EPC کار دارد، ویژگی‌های مناسبی در حوزه مدیریت ادعا در نرم افزار کتیبه (نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS) قرار داده است. برخی از این ویژگی‌ها به شرح ذیل است:

• دسترسی به مخزن اطلاعات پروژه از جمله قراردادها، صورت وضعیت‌ها، گزارش‌های کنترل پروژه و … .
• نرم افزار اتوماسیون اداری پروژه محور کتیبه با رویکرد فرایندهای پروژه و یکپارچه با BPMS کتیبه.
• تولید گزارش نامه‌های مرتبط و فرایندهای مرتبط با یک موضوع مورد ادعا.
• ارائه پایگاه دانش پروژه محور در نرم افزار کتیبه. کافی است بخشی از اطلاعات موضوع مورد ادعای خود از قبیل پروژه، مدرک، ارکان پروژه و … را وارد کنید. با یک کلیک پایگاه دانش موضوع مورد ادعا توسط نرم افزار کتیبه در اختیار شما قرار می‌گیرد. به جای حمل اسناد پروژه، یک پایگاه دانش چابک در اختیار شما است.
• تولید گزارشهای تقویمی پروژه بر اساس زمانهای حساس و قابل ادعا(Claim) در فرایندهای پروژه مطابق با نیاز مشتری.
• در اختیار قراردادن نسخه offline نرم افزار کتیبه برای مکانهایی که ارتباط به صورت وب بیس برقرار نیست. نسخه offline به روی لپ تاب مشتری نصب شده و قابل بهره برداری در جلسه بیرون از سازمان است.
• در خصوص تاخیرات ناشی از عدم پرداخت به موقع مطالبات پیمانکار و یا عدم تحویل زمین، فرمول‌های استانداردی وجود دارد که در می‌توان با بهره برداری نرم افزار BPMS از آنها استفاده کرد.

برای آشنایی با قابلیتهای مدیریت ادعا در نرم افزار کتیبه با ما تماس داشته باشید.